Procedimento de revisão de descrição e indexação de revistas LILACS-Express no FI-Admin

FI-Admin é um sistema para gestão de fontes de informação da BVS. Ele é utilizado para as fontes de informação de sites (LIS), eventos científicos (DirEve), recursos multimídia e para alguns tipos de documentos para LILACS.

Para a LILACS, o módulo de Registros Bibliográficos do FI-Admin é utilizado para a iniciativa LILACS-Express e substituiu o antigo sistema utilizado pelos editores para envio dos artigos para LILACS e também o LILDBI-Web, utilizado pelos Centros Cooperantes para revisão e complementação dos registros enviados pelos editores.

Ele possibilita a descrição e indexação de documentos de acordo com a Metodologia LILACS, além da carga dos textos completos em formato PDF em servidor da BIREME/OPAS/OMS.

É importante lembrar que apesar da  mudança tecnológica do LILDBI-Web para FI-Admin, continuamos a adotar a Metodologia LILACS para descrição e indexação. Assim, a navegação e visualização de dados estão diferentes, mas a forma de preencher os campos continua igual.

O FI-Admin, assim como o LILDBI-Web, adota as terminologias:

  • Fonte para identificar os fascículos.
  • Analíticas para identificar os artigos do fascículo.

Sobre o estado atual de implantação do FI-Admin para LILACS, ele é utilizado por:

  • Editores de revistas indexadas na LILACS e não indexadas em SciELO para envio de artigos LILACS-Express.
  • Centros Cooperantes para revisão e indexação de registros LILACS-Express (SciELO e enviados pelos editores).
  • Centros cooperantes que não possuem LILDBI-Web próprio e que cooperam apenas com a LILACS.

Os Centros Cooperantes que contribuem também com alguma base de dados temática ou nacional devem aguardar orientação da coordenação para iniciar o uso do FI-Admin.

 

Acesso ao sistema

Acessar http://fi-admin.bvsalud.org/ e logar no sistema.

Os conteúdos apresentados dependem das fontes de informação às quais o usuário tem acesso.

Na tela incial, temos:

  • Menu do sistema (barra verde) com as opções:
    • FI-ADMIN: volta para a página incial
    • Registros bibliográficos: módulo onde criamos os registros dos artigos da revista.
      Caso o usuário tenha acesso a várias fontes de informação, elas podem aparecer agrupadas em “Fonte de informação”.
    • Idioma selecionado para o sistema (disponível em inglês, português ou espanhol).
    • Nome do usuário e código da instituição na rede BVS.
  • Painel de controle
    • Ações recentes: histórico de modificações realizadas pelo usuário (no primeiro acesso estará vazio)
    • Área de comunicação e avisos à rede (podem estar vazios)

No menu, clicar em "Registros bibliográficos" para iniciar o trabalho.

Exemplo de tela inicial de um usuário com acesso apenas aos registros bibliográficos:pagina-inicial

Exemplo de tela inicial de um usuário com acesso a várias fontes de informação:
pagina-inicial2

Revisão dos dados do fascículo (fonte)

Em “Registros bibliográficos”, clicar em “Indexados pelo meu centro” para ver os artigos que sua instituição tem para revisar e indexar.index_meu_centro

Os registros fonte, que são os registros com dados do fascículo, não aparecem na aba "indexado pelo meu centro".

Então, para ver o registro fonte:

  • Copie o título abreviado, volume e número do fascículo que deseja verificar os dados;
  • Acesse a aba "Todos registros"
  • Na caixa de pesquisa, cole o título abreviado, volume e número do fascículo
  • Em "Tipo de registro", selecione "Revista - Fascículo"
  • Clique na lupa para pesquisar.

Depois de recuperar o registro fonte correto, clique sobre o número identificador ou no ícone de edição (lápis) para editar o registro.Tela para acessar a edição de registro fonte

Verificar se título e ISSN estão corretos. Caso tenha alguma mudança, informar para equipe LILACS e, se houver, coordenação da base de dados temática.

Revisar os dados de volume, número e data da publicação do fascículo, corrigindo o que for necessário conforme o documento. Se fizer alguma alteração, gravar o registro.edicao_fonte

Revisão dos dados dos artigos (analíticas)

Para iniciar revisão de cada um dos artigos do fascículo, repetir sempre os passos da sessão a seguir.

Em “Registros Bibliográficos”, clicar na aba "Indexado pelo meu centro" para ver os artigos que sua instituição tem para revisar e indexar.

Para iniciar processo de revisão, clicar no número do artigo ou no ícone de edição (lápis).

index_meu_centro-analitica

Revisar todos os campos já preenchidos e, quando nececessário, completar com os dados faltantes em cada área do registro: Metadados, Indexação, Texto completo, Biblioteca e Evento/Projeto.edicao-analiticas

Metadados

Em "Metadados", revisar todos os campos.

Note que o formulário de Metadados está subdivido em áreas. Clique sobre os links em azul para visualizar ou esconder os campos de cada seção.analitica_encapsulada
A maioria dos campos possui Assistente de campo, que é uma nova janela que se abre para registrar os dados.

Quando houver correções a realizar, clique sobre a área do campo para abrir o assistente. Depois de revisar os dados, clique em "Gravar".

Abaixo, exemplo do assistente do campo Autor pessoal.

assist_autor_pessoal

Base de dados

  • Validar usando Metodologia LILACS: manter selecionado para fazer checagens de acordo com a Metodologia LILACS.
  • Indexado em LILACS: LILACS já vem preenchido em registros LILACS-Express; sempre verificar se está preenchido.Se necessário, incluir outras bases nas quais esse registro deve ser inserido.

basesdedados

Informações gerais

  • Status: aparece o termo LILACS-Express porque esse registro já foi publicado na LILACS com esse status (o documentalista não pode editar esse campo).
  • Tipo de registro: manter Material textual (tipo aceito para LILACS).
  • Forma do item: manter Eletrônico
  • Tipo de periódico: manter Revistas

info_gerais

Nível Analítico

 

  • Autor pessoal: incluir todos os autores presentes no artigo com respectiva afiliação institucional.
    • Os níveis da afiliação são registrados do nome da instituição ao departamento.
    • Sempre que houver autor pessoal e autor institucional, incluir somente o autor pessoal.
      Exceção: Para tipo de publicação “Diretrizes” é permitida a inclusão de ambos autores, pessoal e institucional.
    • Atributos:
      • Afiliação em nível hierárquico mais geral (1:). Ex.: Universidade de São Paulo
      • Afiliação institucional em segundo nível (2:). Ex.: Faculdade de Medicina
      • Afiliação institucional em terceiro nível (3:). Ex.: Departamento de Cirurgia (ou outra subdivisão, quando houver)
      • Cidade (c:): Preencher apenas se estiver presente no documento. Se não estiver, deixar em branco. Não incluir estado. Ex.: São Paulo
      • País (p:). Obrigatório.
      • Grau de responsabilidade (r:): em artigos de revista, deixar em branco uma vez que para a LILACS a ausência do dado já indica que é autor. Excluir sempre que editor inclui "aut", de autor.
        (Grau de responsabilidade autor usado apenas para documentos que não são validados de acordo com a Metodologia LILACS).

Exemplo de preenchimento correto:autorp-correto

Exemplo de preenchimento incorreto:
autorp-errado

 

  • Autor institucional: não é comum em artigos de revista.
    • Registrar o nome presente no documento.
      Exceção são nomes de instituições governamentais na qual se faz entrada normalizada pelo nome do país, estado ou cidade.
    • Autor institucional é comumente adotado para guias, protocolos e diretrizes de prática clínica.

 

  • Título:
    • Incluir título em todas as versões presente no artigo e selecionar o idioma (i:) de cada versão.
    • Incluir título como apresentado no documento, porém seguindo normas gramaticais vigentes quanto ao uso de letras maiúsculas e minúsculas. Ou seja, maiúsculas somente para início de parágrafo, nomes próprios, siglas e acrônimos.
  • Título traduzido para o inglês: quando a publicação não tiver título em inglês, o documentalista precisará traduzir e registrar neste campo.

titulo

 

  • Páginas:
    • Número inicial: primeira página do artigo.
    • Número final: última página do artigo.
    • Páginas: utilizar somente quando o artigo não tiver paginação ou quando paginação for irregular, colocando a pagina inicial e final entre colchetes. Quando há indicação de início e fim de páginas, apagar conteúdo desse campo.
    • Identificador de localização eletrônica: registrar paginação eletrônica (e-location) quando a  revista possuir fluxo contínuo de publicação e houver código de paginação eletrônica em substituição a paginação tradicional.,.

paginas

Informações Complementares

  • Informação descritiva: em Outros detalhes físicos (b:), preencher com as siglas de acordo com a tabela abaixo.
    Caso o documento tenha mais de uma das opções, clicar em "Add Informação descritiva" para incluir nova ocorrência.
Ilustrações (fotos, desenhos, quadros e figuras) ilus
Mapas mapas
Tabelas tab
Gráficos graf

info-descritiva

  • Idioma do texto: checar se todos os idiomas em que documento está disponível foram selecionados.
    Caso tenha mais de um, selecionar clicando em Ctrl” ou “Command”.

idioma

Notas: ncluir notas normalizadas conforme AACR2 sempre que necessário.

Dados de conteúdo

  • Nome do registro do ensaio clínico: Todo ensaio clínico deve ter sido registrado em uma base específica para esse fim. Incluir esse dado sempre que disponível no artigo (geralmente essa informação aparece no final do resumo).
    • Base de dados: escolher opção conforme presente no documento
    • Número do registro (a:)
    • URL (u:): link para registro na base de dados de registro de ensaios clínicos. Se não estiver presente no documento, pesquisar o número de registro no site da base de dados para encontrar o link específico do registro.

registroct

  • Palavras-chave do autor: verificar se todas as palavras-chave foram incluídas separadamente, em todos os idiomas disponíveis e com identificação do idioma (i:).
    Se alguma estiver faltando ou se as palavras estiverem todas juntas, inclua novas ocorrências clicando em “Add Palavras-chave do autor”.
    • Palavra-chave
    • Qualificador
    • Idioma

 

Exemplo de preenchimento correto:palavras-chave_correto

Exemplo de preenchimento incorreto:

palavras-chave_incorreto

  • Resumo: verificar se o resumo completo foi incluído em todos os idiomas disponíveis, com a identificação correta de idioma.

resumo

Indexação

Depois de finalizar a revisão da descrição bibliográfica na aba Metadados, acessar a aba de “Indexação”.

  • Descritores primários e secundários: clicar na área dos descritores em “Selecione pela pesquisa” para visualizar a caixa de pesquisa no DeCS e identificar os descritores e qualificadores a serem utilizados.
    • Definir se descritor será primário selecionando o item Primário?
    • Adicionar descritores, tantos quantos forem necessários à descrição do conteúdo do documento, clicando em "Adicionar descritor".
    • Recomenda-se adoção de máximo de 6 descritores primários e 20 descritores secundários.

indexação

Na caixa de pesquisa no DeCS, pesquisar pelo assunto. Não é necessário digitar o descritor inteiro, pois ao iniciar a digitação serão apresentados os descritores com as letras já digitadas.

Clicar sobre o descritor para ver sua definição e outras informações.

pesquisa_decs

Para utilizar o descritor na sua indexação, clicar no botão "Selecionar". Para utilizar o descritor com algum qualificador, clicar nos botões com as siglas dos qualificadores.

No exemplo, adicionaremos o descritor Dengue com o qualificador complicações:

descritor

O resultado será parecido com a imagem abaixo:

indexação_pronta

Campos adicionais de indexação

  • Tipo de publicação: utilizado para indexar formato do estudo realizado e forma de apresentação do conteúdo. Sempre pesquisar os tipos de publicação no DeCS para ler sua definição e notas de indexação antes de utilizá-lo.

 

  • Descritores pré-codificados: utilizado em quase todos os registros bibliográficos. Sempre pesquisar os pré-codificados no DeCS para ler sua definição e notas de indexação antes de utilizá-los. Identifica:
    • Sujeitos de pesquisa

      • Gênero
      • Idade
      • Humano ou animal
    • Períodos históricos

 

  • Alcance temporal (desde): utilizado em artigos históricos ou artigos nos quais é destacada a delimitação temporal do estudo.

 

  • Alcance temporal (até): utilizado em artigos históricos ou artigos nos quais é destacada a delimitação temporal do estudo.

 

  • Indivíduo como tema: utilizado em artigos históricos e biográficos. Adotar esses tipos de publicação no devido campo.

 

  • Região não DeCS: utilizado para indicar nomes de Estados, Cidades, Regiões e Localidades. Utilizar sempre que pertinente.

 

  • Instituição como tema: utilizado em artigos históricos com o tipo de publicação "Artigo histórico".

Texto completo

Sempre checar se URL está funcionando e corresponde ao registro bibliográfico.

Caso tenha problemas para acessar o link e revista não tenha site próprio, contactar editor da revista e notificar a Unidade LILACS para possível apoio.

Verificar se todos os atributos foram preenchidos corretamente. Especialmente o idioma do documento.

tc

Biblioteca

  • Localização do documento: em artigos de periódicos, deixar em branco. (Dado é recuperado via SeCS-Seriados em Ciências da Saúde).
  • Base de dados: quando aplicável, incluir bases de dados locais nas quais o registro deve ser incluído.
  • Tombo
  • Nota interna
  • Descritores Locais: se a rede para a qual contribui utilizar outro glossário ou vocabulário controlado adicionalmente ao DeCS, registrar neste campo os termos. Por exemplo, pode ser usado para registrar descritores de:
    • Tesauro MS
    • Taxonomia do SUS e outros
    • Terminologia em Psicologia

 

Evento/Projeto

Revisar dados de evento e projeto ou preencher caso se aplique ao documento descrito. Para informações de preenchimento, clique sobre o nome dos campos para visualizar a ajuda.

Publicação

Ao finalizar toda a revisão da descrição e realizar a indexação, clicar no botão "Publicar".

publicar

Depois de publicado, usuário com perfil documentalista não terão acesso para editar o registro. Caso seja necessária alguma correção ou alteração depois de publicar o registro, entrar em contato com a coordenação da base temática ou com a equipe LILACS.

Ao publicar os artigos no FI-Admin, eles serão processados e estarão disponíveis para pesquisa na LILACS após processamento. Registros "publicados" até:

  • Quarta-feira às 17h00: estarão disponíveis para pesquisa na sexta-feira
  • Sexta-feira às 17h00: estarão disponíveis para pesquisa na segunda-feira

O artigo poderá ser publicado na LILACS somente se todos os campos obrigatórios e essenciais estiverem preenchidos. Se faltar algum campo, o sistema irá informar o que falta.

Depois de revisada a primeira analítica/artigo, iniciar revisão dos próximos artigos do fascículo.


Revisado em: 27/01/2017
Atualizado em: 27/01/2017