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Indicadores de madurez
Con la finalidad de apoyar los coordinadores de las instancias BVS en la identificación de su crecimiento y la adopción del Modelo de la BVS, son definidos los siguientes indicadores de madurez.
Portal de la instancia BVS – Portal en pleno funcionamiento, con estabilidad de acceso y arquitectura de la información de acuerdo con el Modelo de la BVS.
Red de instituciones cooperantes – Existencia de una secretaria ejecutiva (institución coordinadora), la constitución de un comité consultivo y un comité ejecutivo que estén operantes. La formalización de estos comités y la participación activa de la red de instituciones tanto en la definición de los criterios y en la selección de contenidos cuanto en la propia actualización de las fuentes de información del portal que son esenciales en el desarrollo y sostenibilidad de una instancia BVS.
La red de instituciones cooperantes podrá ser constituida por representantes de instituciones reconocidas en el tema de la BVS incluyendo Ministerios, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, instituciones de enseñanza e investigación, entre otras. La realización de reuniones periódicas es fundamental para toma de decisiones, y sus definiciones y recomendaciones deberán ser documentadas en actas.
Contenido – Es el componente principal de una instancia BVS, que es representada por la calidad de sus fuentes de información que deben atender las necesidades de su público objetivo. A través del desarrollo de las fuentes de información que la producción científica y técnica de un país y/o un tema gana visibilidad. Este es uno de los indicadores más importante de la evolución de una instancia.
Las fuentes de información desarrolladas en el ámbito de una instancia BVS sean ellas, bases de datos bibliográficas, directorios, catálogos, deberán utilizar metodologías para descripción, operación y diseminación que permitan la interoperabilidad y recuperación del acuerdo con el Modelo de la BVS y además atender a los siguientes criterios:
- Mantener una actualización periódica y descentralizada;
- Tener sus colecciones completas;
- Ofrecer servicios de acceso a los documentos en texto completo.
Atención al usuario – Disponer de servicios que permitan la interacción con sus usuarios, que pueden ser desarrollados por medio de canales de atención al usuario en tiempo real, formularios de contacto, entre otros. Además, es fundamental que en la instancia estén disponibles canales de ayuda para apoyar en el acceso y en la búsqueda en la BVS.
Proyecto de desarrollo de la BVS – Existencia de un proyecto de desarrollo y/o un plan de acción para implantación de la instancia constando las fuentes de información que serán operadas en la BVS, las instituciones responsables, sus objetivos, cronograma y resultados a lograr. El plan de desarrollo de la BVS debe incluir también una matriz de distribución de responsabilidades entre las instituciones cooperantes de la instancia BVS.
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Niveles de madurez de una instancia BVS
El desarrollo de una instancia BVS puede clasificarse según su nivel de madurez. Siendo así, una instancia puede ser considerada Puesta en Marcha, En Desarrollo y Certificada y Certificada Condicional.
Así, la evaluación de madurez de las instancias BVS es un proceso permanente que identifica el nivel de madurez de cada instancia BVS en la adopción de este modelo. Por medio de la evaluación son observados aspectos que contribuyen para la calidad de las instancias BVS y sus contenidos como:
- Gobernanza
- Organización y actualización de los contenidos
- Plataformas tecnológicas utilizadas
- Diseño y navegabilidad
El flujo de evaluación es establecido de acuerdo con el nível de madurez de la instancia BVS, como se muestra a continuación.
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Proceso de Evaluación
El proceso de evaluación de una instancia de la BVS es permanente y puede ser iniciado tanto por BIREME, cuando es identificada una perspectiva de cambio de su nivel, como también puede ser solicitada por la institución coordinadora de la instancia de la BVS. Para la evaluación de la instancia, la misma deberá estar registrada junto a red BVS. Para registrar una nueva instancia BVS, la secretaria ejecutiva deberá rellenar el formulário de catastro (en portugués).
El propósito de la evaluación continua es fortalecer el cumplimento de los objetivos propuestos, ampliando la capacidad de funcionamiento de la BVS, identificando posibles mejorías en los servicios y productos ofrecidos y garantizando la calidad y fortalecimiento de la red BVS.
Durante el proceso de evaluación son considerados los indicadores de madurez de una instancia BVS, así como haber cumplido con las recomendaciones de evaluaciones anteriores, si acaso la instancia de la BVS ha sido evaluada anteriormente.
El flujo de evaluación es establecido de acuerdo con el nivel de madurez de la instancia BVS, según se presenta abajo:
1.1 Evaluación de la BVS – nivel Puesta en Marcha
La evaluación de una instancia BVS en el nivel Puesta en marcha observa los siguientes requisitos:
- Establecimiento de la red de instituciones responsables de la instancia BVS;
- Inicio del desarrollo del portal, con URL accesible y una identidad visual propia;
- Existencia de fuentes de información propias actualizadas periódicamente.
Cumpliendo con estos aspectos la BVS pasa para el segundo nivel de madurez: En Desarrollo.
1.2 Evaluación de la BVS – niveles En Desarrollo y Certificada
La evaluación de una instancia BVS en los niveles En Desarrollo o Certificada comprende las siguientes etapas: Auto evaluación, Parecer de la BVS Nacional y Evaluación por la BIREME, conforme presentado abajo:
1.2.1 Auto evaluación
Los coordinadores de una instancia BVS deben realizar una auto evaluación, con base en el documento disponible aquí.
Después de la auto evaluación, consciente de los indicadores a los cuales deberá atender, la instancia BVS podrá realizar las modificaciones necesarias antes de dar seguimiento al proceso. Todavía, para solicitar la certificación de la instancia BVS debe encaminar la auto evaluación para la BVS Nacional (en el caso de las temáticas nacionales, institucionales o biográficas) o para BIREME/OPS/OMS (en el caso de nacionales y regionales).
Nota: Esta etapa no se aplica para instancias BVS con nivel Certificada.
1.2.2 Parecer de la BVS Nacional
Toda la instancia BVS temática nacional, institucional o biográfica debe estar integrada en la BVS Nacional del país al que pertenece, contribuyendo con contenidos relacionados a con las prioridades de salud del país. Siendo así, el parecer de la BVS nacional es fundamental en el proceso de certificación.
Una vez recibida el auto evaluación, la coordinación de la BVS Nacional deberá analizar y emitir su parecer para la certificación de esta instancia. El parecer juntamente con el auto evaluación debe ser encaminado para modelo.bvs@bireme.org.
Nota: Esta etapa no aplicase para las instancias BVS Nacionales y BVS temáticas regionales.
1.2.3 Evaluación por BIREME
El proceso de evaluación de la instancia de la BVS por BIREME es realizado por un comité de evaluación formado por profesionales de distintas áreas en BIREME. Cada evaluación pasará por dos evaluadores que juntos van a definir el nivel de madurez de la instancia BVS.
La institución coordinadora de la instancia BVS recibirá el informe de evaluación conteniendo recomendaciones y el nivel de madurez en que se encuentra la BVS. Las instancias BVS clasificadas como certificadas irán recibir las instrucciones para incluir el Sello de Certificación y el acceso al Certificado en línea.
Evalue su BVS
Documento para auto evaluación
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