Con la finalidad de apoyar los coordinadores de las instancias BVS en la identificación de su crecimiento y la adopción del Modelo de la BVS, son definidos los siguientes indicadores de madurez.
Portal de la instancia BVS – Portal en pleno funcionamiento, con estabilidad de acceso y arquitectura de la información de acuerdo con el Modelo de la BVS.
Red de instituciones cooperantes – Existencia de una secretaria ejecutiva (institución coordinadora), la constitución de un comité consultivo y un comité ejecutivo que estén operantes. La formalización de estos comités y la participación activa de la red de instituciones tanto en la definición de los criterios y en la selección de contenidos cuanto en la propia actualización de las fuentes de información del portal que son esenciales en el desarrollo y sostenibilidad de una instancia BVS.
La red de instituciones cooperantes podrá ser constituida por representantes de instituciones reconocidas en el tema de la BVS incluyendo Ministerios, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, instituciones de enseñanza e investigación, entre otras. La realización de reuniones periódicas es fundamental para toma de decisiones, y sus definiciones y recomendaciones deberán ser documentadas en actas.
Contenido – Es el componente principal de una instancia BVS, que es representada por la calidad de sus fuentes de información que deben atender las necesidades de su público objetivo. A través del desarrollo de las fuentes de información que la producción científica y técnica de un país y/o un tema gana visibilidad. Este es uno de los indicadores más importante de la evolución de una instancia.
Las fuentes de información desarrolladas en el ámbito de una instancia BVS sean ellas, bases de datos bibliográficas, directorios, catálogos, deberán utilizar metodologías para descripción, operación y diseminación que permitan la interoperabilidad y recuperación del acuerdo con el Modelo de la BVS y además atender a los siguientes criterios:
- Mantener una actualización periódica y descentralizada;
- Tener sus colecciones completas;
- Ofrecer servicios de acceso a los documentos en texto completo.
Atención al usuario – Disponer de servicios que permitan la interacción con sus usuarios, que pueden ser desarrollados por medio de canales de atención al usuario en tiempo real, formularios de contacto, entre otros. Además, es fundamental que en la instancia estén disponibles canales de ayuda para apoyar en el acceso y en la búsqueda en la BVS.
Proyecto de desarrollo de la BVS – Existencia de un proyecto de desarrollo y/o un plan de acción para implantación de la instancia constando las fuentes de información que serán operadas en la BVS, las instituciones responsables, sus objetivos, cronograma y resultados a lograr. El plan de desarrollo de la BVS debe incluir también una matriz de distribución de responsabilidades entre las instituciones cooperantes de la instancia BVS.