SeCS - Seriados em Ciências da Saúde

A metodologia SeCS - Seriados em Ciências da Saúde, foi desenvolvida pela BIREME para o controle automatizado de coleções de publicações periódicas. Esta metodologia é utilizada para:

Publicação e manutenção do Portal de Revistas Científicas em Ciências da Saúde

Controle dos acervos de seus centros integrantes da rede SeCS

Publicação e manutenção do Representatividade de revistas científicas em bases de dados no portal de Comunicação Científica em Saúde

Geração das bases auxiliares de títulos abreviados de revistas e centros cooperantes responsáveis por indexação de revistas LILACS para atualização do LILDBI-Web.

A metodologia SeCS compreende três bases gerenciadas por meio do CDS/ISIS:

  • TITLE – contém a descrição dos títulos de publicações periódicas;
  • FACIC – contém a descrição de cada um dos fascículos das publicações periódicas;
  • MASK – contém a descrição das máscaras que indicam a numeração dos fascículos.

Permite intercâmbio de dados com o Catálogo Coletivo Nacional (CNPq/IBICT) e a base de dados Seriados em Ciências da Saúde (BIREME/OPS/OMS).

Principais Características

Manipula base de dados com os títulos descritos conforme padrões nacionais (IBICT) e internacionais (ISDS);

Manipula base de descrição de fascículos operando como kardex automatizado;

Manipula base de máscaras auxiliar, contendo formatos de apresentação e freqüência das publicações, com a geração automática do período dos fascículos;

Não necessita do programa CDS/ISIS - MicroIsis;

Utiliza interface textual (MS-DOS).

Importante

Quando um título existir as duas formas de suporte (impresso e online), iremos respectivamente abrir os dois títulos, e no campo [240] continuaremos a preencher com outras formas do título, assim quando um dos títulos deixar de ser publicado encerramos sem causar maiores transtorno. Lembrando que para Títulos com abrangência LILACS, apenas uma versão terá a abrangência LL.

Para uma melhor identificação do campo 920 em relação aos títulos que serão copiado do MDL ou SciElo. deverá ser ficar assim:

Títulos MEDLINE e SciELO = BR1.1^bcopiaindexacao Títulos somente MEDLINE = BR1.1^bcopiaregistro

Em 06/12/2012 o campo 910 da base Title, foi ajustado para conter somente anotações relevantes a LILACS.

Base Comunicação em Ciências da Saúde

A Base Comunicação em Ciências da Saúde deverá conter apenas títulos na Área de Ciências da Saúde, ou seja, não entrar outras tématicas como Psicologia, Botânica, Agronomia, Ciências do Solo, Rural, Ciências e Tecnologia se realmente não focar na saúde humana. Em fevereiro de 2012, após atualização da base CCS a gerencia concordou em retormar as aréas temáticas correlatas a Ciência da Saúde.

Veja Também Politica de desenvolvimento de coleção de Revistas Científicas da BIREME  

  • Atualização do Catalógo Coletivo: arquivo SeCS

    O Catálogo registra dados bibliográficos de revistas científicas da área de ciências da saúde indexadas nas base de dados LILACS e MEDLINE , e as respectivas coleções das bibliotecas cooperantes, produzido de forma cooperativa pelas instituições e bibliotecas participantes da rede.

    O Catálogo está integrado ao SCAD - Serviço Cooperativo de Acesso a Documentos, o que permite a localização automática da biblioteca que possui uma determinada revista/fascículo e consequentemente o direcionamento de pedidos de fotocópias às Bibliotecas Cooperantes do Serviço. Periodicamente as bibliotecas enviam para BIREME os arquivos contendo suas coleções para atualização no Portal de Revistas Científicas. Os procedimentos a seguir servem tanto para a atualização interna da coleção BR1.1 e coleção dos centros cooperantes.

    PRIMEIRA ETAPA: recebimento dos arquivos

    No caso de atualização da coleção BR1.1, solicitar os arquivos para o Amilson. Os Centros Cooperantes enviam dois arquivos por e-mail ou através do programa FTP. O arquivo extensão .001 corresponte a coleção compactada e o arquivo extensão .002 corresponte a coleção detalhada (fascículo por fascículo)

    Ao receber os arquivos pelos emails Secs ou Portal, salvar os arquivos na rede \\alpha1\spd\Z:\RotinaSeCS\ArquivosMensalANOATUAL\MÊSATUAL

    Ao receber mensagem por email que os arquivos foram enviando por FTP acessar o programa FTP

    • Para acessar o programa FTP clicar duas vezes no ícone FTP na área de trabalho.

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    • (password e senha restrito ao setor FIR)

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    • Em Remote System, selecionar a pasta SECS e clicar 2 vezes

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    • Selecionar a pasta MENSAL e clicar 2 vezes

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    • Selecionar a pasta correspondente ao código do centro cooperante e clicar 2 vezes

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    • Abrirá todos os envios feitos já feito por este centro cooperante

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    • Em Local System, selecionar a pasta Z e clicar 2 vezes

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    • Selecionar a pasta RotinaSeCS e clicar 2 vezes

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    • Selecionar a pasta ArquivosMensal2011 e clicar 2 vezes

    7.gif

    • Selecionar a pasta correspondente ao mês atual e clicar 2 vezes

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    • Em Remote System, localizar os últimos arquivos enviado pelo centro cooperante (ver pela data de envio ex 20110921)
    • Selecione o arquivo correspondente a extensão(.001)

    9.gif

    • Clicar na seta de transferência

    11.gif

    • Selecione o arquivo correspondente a extensão (.002)

    [Arquivo:12.gif]]

    • Clicar na seta de transferência

    11.gif

    • Os arquivos serão salvos automaticamente na rede \\alpha1\spd\Z:\RotinaSeCS\ArquivosMensalANOATUAL\MÊSATUAL, para fechar o programa clicar em EXIT.

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    SEGUNDA ETAPA: atualizando planilha de controle de envios

    Anotar na planilha Arquivo SeCS Controle Mensal os envios recebidos. Os dados da planilha serve para controle da Rede e infomação para O Comitê Assessor Nacional (CAN) no final do ano. A planilha se encontra na rede em : \\alpha1\spd\RotinaSeCS\ArquivosMensalANOATUAL\Arquivo_Secs_Controle_Mensal.xls

    Planilha.jpg

    • Na planilha preencher os seguintes dados:
    • Atualizar email e contato do centro cooperante
    • O dia do recebimento do arquivo,
    • Consultar e anotar o nº TOTAL de registro do último envio do centro coopererante (ver no portal de revistas em pesquisa avançada, na opção VER SOMENTE *A(S) COLEÇÃO (ÕES) DA(S) SEGUINTE(S) BIBLIOTECA(S) SELECIONAR O CÓDIGO DA BIBLIOTECA (ex selecionar a biblioteca código BR66.1 e clicar em pesquisar)

    Rede18.gif

    • O número total de registro deste centro cooperante aparece na linha MOSTRANDO 1 A 50 (TOTAL DE 1431). Este foi o total de registro do envio.

    Rede19.gif

    • Consultar e anotar o nº TOTAL de registro do novo arquivo (que salvamos na rede, clicar no arquivo de extensão 00.1 e abrir o arquivo com o programa TextPad e ver o número de linhas)

    Abrir.jpg

    • Ver a última linha do arquivo TextPad, mostar o total de registro neste novo envio.

    ABRIR3.JPG

    Atenção: o novo envio não poderá ter grande diferença para menos.(caso houver essa diferência entrar em contato com o centro cooperante para a verificação.

    TERCEIRA ETAPA: processando os arquivos

    Acessar a rede \\alpha1\spd\RotinaSeCS\ArquivosMensal2011\mêsatual e localizar os arquivos salvos anteriormente Rede.jpg

    • Abrir o arquivo com extensão .001 com o programa TextPad ou NotePad

    Rede2.gif

    • Verificar registro por registro para identificar possiveis erros. Ver principalmente a primeira coluna = código do centro, a segunda coluna Tombo do periódico.
    • Os erros mais comum são espaçamento de linhas, Código do centro cooperante diferente em varias linhas.

    Rede5.JPG

    • Arrumar essas inconsistencias e clicar em salvar.
    • Abrir o arquivo com extensão .002 com o programa TextPad ou NotePad e fazer as mesmas verificações e alterações, clicar em salvar.

    Quando o arquivo conter o erro relacionado ao CÓDIGO DO CENTRO COOPERANTE ex Bbr66.1, devemos comunicar o centro cooperante.


    EXEMPLO Prezados,

    Recebemos e agradecemos o envio do arquivo. Verificamos que neste último envio,o arquivo consta o código do centro da seguinte maneira:

    B66.1

    Para alterar o código no Sistema SeCS proceda da seguinte forma:

    Através de seu FTP (ftp.bireme.br) acesse a máquina da BIREME usando login: secs senha: s3c52003

    Na pasta SECS/ATUAL Você encontrará logo na primeira tela um arquivo com o nome de CHANGEV10.BAT

    copie este arquivo para seu sub-diretorio SECS

    Digite o comando changev10. Exemplo:

    C:\SECS>changev10 BR66.1 (código de sua instituição) e tecle <ENTER>

    Qualquer dúvida me escreva,


    • Renomear os arquivos (arquivo extensão.001 para BR66C.LST) e o (arquivo extensão.002 para BR66F.LST)

    Rede6.gif

    QUARTA ETAPA: processamento Consist

    Fazer o processamento chamado CONSIST no arquivo ex(BR66c.LST). Para isso acessar o DOS. Clicar no menu INICIAR, e selecionar o programa PROMPT DE COMANDO.

    • Digitar >Z: (clicar enter), CD rotinasecs\arquivosmensal2011\mêsatual\consist (clicar enter)

    Rede7.gif

    • Digitar o comando consist ..\br66C(clicar enter), nome do arquivo sem a extensão.LST, fazer esse processo somente com arquivo BR66C.LST

    Rede8.gif

    • O processo faz uma verificação do arquivo BR66C.LST, digitar exit para sair no DOS

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    • Ao final no processo será gerado um arquivo dentro na pasta \\alpha1\spd\RotinaSeCS\ArquivosMensalANOATUAL\MÊSATUAL informando as inconsistência de título do arquivo BR66C.LST

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    • Abrir o arquivo gerado (BR66C.ERR), ira aparece se tem algum título com erro, ou seja um título que não tem mais abragência de indexação INDEX MEDICUS OU LILACS (Condição para aparecer coleção no portal de revistas) ou o título pode ter sido deletado do portal.

    Rede12.gif

    • Anotar o número secs que aparece no arquivo e consulta no LIVRO DE TOMBO (setor secs), para pegar o nome do periódico e assim poder consultar no PORTAL DE REVISTAS.
    • EX o número secs [80] corresponte ao título Acta paediatrica - Supplementum (1924), consultando o título no portal de revista, verificamos que o mesmo não possui nenhuma abragência de indexação (INDEX MEDICUS ou LILACS).

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    • Avisar o Centro cooperante sobre as inconsistencias dos títulos exemplo

    Prezados, Recebemos e agradecemos o envio do arquivo SeCS para o catálogo Portal de Revistas. Notamos no seu último envio que os Títulos (xxxx) não é mais indexado no IM/Medline, por favor retire os campos obrigatórios de seu sistema SeCS local v37( número SECS) - retirar o número secs v40( sistema relacionado) - retirar a palavra secs v450( abragência de indexação) - retirar a palavra IM ou LL Atenciosamente!

    QUINTA ETAPA: backup interno

    Guardar uma cópia dos arquivos ex. BR66C.LST e BR66F.LST, na pasta \\alpha1\spd\Z:\RotinaSeCS\ArquivosMensalANOATUAL\MÊSATUAL\geral, Salvar apenas os dois arquivos BR66C.LST e BR66F.LST. No final do mês salvar todos os arquivos na pasta \\alpha1\spd\Z:\RotinaSeCS\ArquivosMensalANOATUAL\MÊSATUAL\geral na pasta \\alpha1\spd\RotinaSeCS\TRANSFERIR_BACKUP.

    SEXTA ETAPA: processamento OFI

    Transferir uma cópia dos arquivos BR66C.LST e BR66F.LST para a rede \\alpha1\coord\dfi\transfer\SECS\OFI e clicar no programa leva2OFI2_secsLST.bat

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    • Ao clicar no programa leva2OFI2_secsLST.bat ele inicia automaticamente a transferência de dados para o servidor SEVEROFI, o sistema fechará autmaticamente

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    • As atualizações serão processadas automaticamente e estará disponível no Portal de Revistas do dia seguinte.

    SÉTIMA ETAPA: atualizar a planilha controle SeCS centro cooperante

    Atualizar a planilha de controle SeCS centro cooperante (\\alpha1\spd\Z:\RotinaSeCS\RotinaDiaria) EXCEL ControleSECS_CentroCooperante.xls, verificar quais as revistas que os centros cooperantes são responsável pela indexação, e coleção desses títulos na BIREME.

    Para verificar quais revistas são de responsabilidade de um centro cooperante pesquisar na base SeCS

    • Para acessar o sistema SeCS clicar duas vezes no ícone SeCS na área de trabalho.

    Secs areadetrabalho.jpg

    • Abrirá o Sistema SeCS
    • Atenção: os dados informado em Código da instituição e Código do operador não deverá ser trocado.
    • Clicar ENTER 2 vezes

    Secs1.jpg

    • No Módulo Recuperação opção pesquisa digitar o comando CI=BR66.1 clica enter (Exemplo com o código do centro BR66.1)

    Rede20.gif

    • Irá lista todas os títulos que o centro cooperante é responsável pela indexação

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    • Atualizar na planilha os títulos do centro cooperante.

    Verificar no Portal de Revistas título por título e anotar na planilha o último fascículo recebido pela bireme e o último fascículo recebido pelo centro cooperante. E se necessário anotar no campo cobrar fascículo do editor (depois o Amilson entra em contato com o editor solicitando os fascículos faltante na coleção da BIREME)

    • Verificar também na Base LILACS os títulos e anotar o último fasciculo indexado na base. Consultar pela interface iHA.
    • Selecionar o campo REVISTA e clicar em ÍNDICE

    Rede23.gif

    • Digitar o título da revista e clicar MOSTRAR ÍNDICE

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    • Selecionar o título da revista e clicar FASCÍCULOS

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    • Selecionar o último fasciculo indexado e clicar em PESQUISAR

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    • Será recuperado os artigos indexados.

    Rede27.gif

    Anotar na planilha o último fascículo. E se necessário mostrar para a equipe LILACS verificar com o centro o atraso na indexação.

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  • Estudo para assinaturas 2004
    Estudo para assinaturas 2004

    I - Introdução

    O estudo de avaliação da coleção UNIFESP/BIREME realizado anualmente para determinar os títulos a serem mantidos na renovação das assinaturas de revistas científicas foi realizado, pelo 6º ano consecutivo, para o ano de 2004.
    A metodologia indicada na Política de Desenvolvimento da Coleção de Revistas Científicas da BIREME foi utilizada, já introduzido o critério sobre a forma de tratamento aos títulos em formato eletrônico que, se existentes no Portal CAPES.Periódicos, não deverão ser renovados.
    Foi ainda utilizado o método qualitativo de pesquisa, para 90 títulos que apresentaram baixo índice de uso e para os quais se buscou a opinião dos usuários da UNIFESP. Assim também foi encaminhada pesquisa para 8 centros cooperantes do Catálogo Coletivo SeCS, nos quais foi identificada a presença de título que apresentava potencial de eliminação de assinatura, para que fosse confirmada ou não a continuidade da assinatura pelo centro, o que permitiria a sua elliminação da coleção da UNIFESP/BIREME.
    Para o estudo de renovação de assinaturas para o ano de 2004 foram avaliadas 449 revistas científicas da área de ciências da saúde, das 530 assinadas pela UNIFESP/BIREME em 2003, uma vez que previamente foram retirados 81 títulos disponibilizados durante o ano no Portal CAPES.

    II - Objetivos

    a) realizar análise de acordo com critérios de forma a obter o real custo/benefício de utilização dos títulos restantes
    b) adequar o resultado à verba destinada a esse dispêndio, para composição da lista final de aquisição 2004.


    III - Critérios de Avaliação

    Os critérios de avaliação foram utilizados para o estudo de 2004, como citado anteriormente, com as atualizações necessárias em relação à datas e valores, quais sejam:

    a) Acesso eletrônico: além de eliminar da lista 2003 os títulos com acesso via Portal CAPES, o acesso foi verificado em termos de:

    * livre em conjunto com a assinatura impressa (print+free on-line);
    * exigência de pagamento adicional (print+on-line);
    * existe opção somente on-line (individual ou site);
    * somente impressa (não tem acesso eletrônico).

    b)  Índice de uso das revistas durante o ano de 2002 pelos usuários da Biblioteca Central da UNIFESP
    c)  Número de artigos solicitados, por título de revista, pelos  usuários do Sistema SCAD em 2002
    d)  Custo do artigo de acordo com o preço de renovação das assinaturas das revistas proposto para 2004
    e)  Coleções existentes nas bibliotecas cooperantes do Catálogo Coletivo SeCS – Seriados em Ciências da Saúde
    f)  Bases de dados onde as revistas são indexadas.
    g)  Fator de impacto das revistas relativo ao ano 2002.

    a) Índice de uso das revistas durante o ano de 2002 por usuários da Biblioteca Central da UNIFESP
    Foi pesquisado o índice de uso local das revistas da coleção da BIREME. No ano de 2002, 391.601 fascículos de revistas da coleção da BIREME foram solicitados para consultas local.
    O acesso à coleção de revistas da BIREME é realizado por meio de um sistema automatizado, onde os usuários solicitam os fascículos de revistas que querem consultar. Isso possibilita o registro em uma base de dados de todas as revistas e fascículos consultados por estes usuários, e a obtenção dos índices de uso local da coleção de revistas da BIREME.
    A partir da análise deste índice de uso local da coleção, foram identificados quais os títulos de revistas tiveram maior ou menor procura no ano de 2002.
    b) Índice de uso das revistas através do serviço SCAD
    No ano de 2002 foram processados 354.839 pedidos de fotocópias de artigos e documentos através do Serviço SCAD. Do total de pedidos atendidos no SCAD, 180.029 (61,8%) foram atendidos com a coleção de revistas da BIREME, 97.287 (33,4%) com a coleção das bibliotecas cooperantes do SCAD e 14.030 (4,8 %) através de serviços internacionais de comutação bibliográfica, com BLDSD da British Library e Docline da U.S. National Library of Medicine.
    A partir da análise dos pedidos SCAD, foram obtidos os seguintes dados:

    * Revistas da coleção da UNIFESP/BIREME solicitadas e quantas vezes;
    * Revistas solicitadas e não localizadas nas bibliotecas cooperantes do SCAD, incluindo a BIREME;
    * Títulos de revistas solicitados para serviços internacionais de comutação e quantas vezes.

    c) Custo aproximado de um artigo
    O preço de renovação de uma revista, dividido pelo número de vezes que a revista foi consultada na Biblioteca Central ou solicitada pelo serviço SCAD, resultou na identificação do custo unitário aproximado de um artigo lido ou fotocopiado. Para este cálculo, no caso do uso local se considerou cada consulta a uma revista como um artigo da mesma revista.
    A análise deste tipo de informação permitiu classificar as revistas analisadas em 3 grupos:
    Grupo 1 - revistas cujo artigo custou menos que o preço médio de um pedido SCAD atendido por bibliotecas cooperantes no Brasil
    Grupo 2 - revistas cujo artigo custou mais que o preço médio de um pedido SCAD atendido por bibliotecas cooperantes no Brasil
    Grupo 3 - revistas cujo artigo custou mais que o preço médio de um pedido SCAD atendido por serviços internacionais de comutação
    O preço médio de um pedido SCAD considerado para esta avaliação foi:
    US$ 2,00 - para artigos atendidos em bibliotecas cooperantes do Brasil
    US$   12,00    -    para artigos atendidos em bibliotecas / serviços internacionais
    Nota: durante o ano de 2003 a taxa de conversão do dólar para o real sofreu variações constantes, tendo atingido o valor de R$ 3,55 em 31 de dezembro de 2002 (Fonte: SCAD, dólar Nações Unidas).
    d) Revistas com acesso eletrônico
    As revistas que fazem parte do Portal CAPES foram identificadas de forma a permitir a exclusão da assinatura em papel. Nesse estudo foi incluída uma análise de comportamento do mercado editorial face ao suporte eletrônico, em termos de tipo de oferta deste. Dentre as 449 revistas cotadas, foi verificado que:

    * 52% dos títulos permanecem em formato impresso exclusivo;
    * 47% dos títulos têm formato impresso e acesso eletrônico gratuito para um IP de computador:
    * apenas 1% dos títulos têm formato impresso com acesso eletrônico opcional, cobrado adicionalmente, ou ainda formatos exclusivos.

    e) Coleções das bibliotecas cooperantes do Catálogo Coletivo SeCS - Seriados em Ciências da Saúde
    O Catálogo Coletivo SeCS, com o qual cooperam 71 centros especializados, foi considerado nesse estudo em virtude da política vigente, estabelecendo que pelo menos uma coleção deve ser mantida corrente no Brasil, pelo menos em um dos centros cooperantes.  Assim, títulos que possuem mais de uma coleção corrente no SeCS poderiam ser cancelados, desde que outros fatores, somados, também confirmassem essa exclusão. Neste estudo, as bibliotecas que possuíam coleções de títulos identificados como passíveis de eliminação foram consultadas para confirmar, ou não, a manutenção desses.
    f) Bases de dados de indexação de revistas da área de Saúde
    Os índices LILACS, MEDLINE e EXCERPTA MEDICA continuam sendo considerados como essenciais para a área da Saúde. A presença do título nessas bases foi considerada na decisão de renovação ou não da revista, em conjunto com os outros indicadores utilizados. Todos os títulos indexados nessas bases, cuja coleção no catálogo coletivo SeCS seja mantida unicamente pela BIREME, foram renovados.
    g) Fator de impacto das revistas
    O Fator de Impacto das revistas científicas foi pesquisado nas bases de dados do Institut for Scientific Information - ISI,  JCR nas versões Social Science e Science Edition.
    Este dado foi considerado na decisão de renovação ou não da revista, em conjunto com os outros indicadores utilizados.

    IV - Premissas adotadas

    A partir da análise dos dados obtidos neste estudo de avaliação das revistas, algumas premissas foram assumidas:
    - As revistas que apresentaram um bom custo/benefício deveriam ser renovadas automaticamente (custo unitário do artigo consultado ou fotocopiado menor ou igual a US$2.00);
    - As revistas que apresentaram um baixo custo/benefício deveriam ser analisadas pelos outros critérios desta avaliação;
    - As revistas com coleção formada por pelo menos 4 anos completos, cuja coleção da UNIFESP/BIREME fosse única no Catálogo Coletivo SeCS e os títulos indexados em uma das bases de dados de saúde, deveriam ser renovadas.

    V - Resultados obtidos

    O processo de compra de revistas científicas para a coleção da BIREME, para o ano de 2004, baseado neste estudo de avaliação, apresentou os seguintes resultados:

    *  378 revistas adquiridas;
    *    71 revistas não renovadas;

    VI - Conclusão

    Transcorridos 5 anos da introdução de revistas em formato eletrônico no ambiente da UNIFESP/BIREME, o que permitiu a adaptação dos usuários a esse meio de consulta à publicações, em 2004 apresenta-se o momento de eliminar duplicidades e optar por um único formato de acesso. Em face ao orçamento para aquisição de periódicos neste ano, a decisão acima descrita permitiu a manutenção da coleção de títulos impressos prioritários para sua comunidade de usuários, com a aquisição de 378 assinaturas impressas.
    O momento atual, de maior ênfase ao acesso em formato eletrônico e a acordos cooperativos, inclusive consórcios de instituições e bibliotecas, exige estudos detalhados de uso e custo/benefício dos títulos adquiridos e consequentes ajustes para um melhor equilíbrio entre as exigências dos usuários, os recursos financeiros e de infra-estrutura existentes, as coleções impressa e eletrônica, os acordos de cooperação e os produtos oferecidos pelos fornecedores de informação.
    E a BIREME, através da sua equipe de trabalho para este estudo, continuará buscando um desenvolvimento ampliado de coleções e aquisições em cooperação com os participantes do Catálogo Coletivo SeCS, integrado ao Portal de Revistas Científicas da BVS.

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  • Política de Desenvolvimento de Coleção de Revistas Científicas da BIREME

    São Paulo, agosto de 2002 (1ª edição)
    Atualizado em agosto 2003 e setembro 2004

     

    Missão e objetivos e da BIREME

    Missão: Contribuir ao desenvolvimento da saúde fortalecendo e ampliando o fluxo de informação em ciências da Saúde.

    Objetivos: A BIREME têm como objetivo, além daqueles que lhe são atribuídos através da resolução da Organização Pan-Americana da Saúde (denominada OPAS), a promoção da cooperação técnica em informação científico-técnica em saúde, com os países e entre os países da América Latina e do Caribe (denominada REGIÃO), com o intuito de desenvolver os meios e as capacidades para proporcionar acesso eqüitativo à informação científico-técnica em saúde, relevante e atualizada, de forma rápida, eficiente e com custos adequados.

    Missão da coleção de revistas científicas

    Permitir um acesso amplo, rápido e equitativo à revistas científicas, em papel ou em formato eletrônico, de propriedade também da Biblioteca Central da UNIFESP, conforme convênio firmado com os Ministérios da Saúde e de Educação do Brasil, estimulando dessa forma o desenvolvimento e uso compartilhado dessa coleção através das redes e associações de bibliotecas e centros de documentação nos países da REGIÃO.

    Comunidade

    • Usuários que exercem atividades de ensino, pesquisa, extensão e aprendizado desenvolvidas na UNIFESP;
    • Profissionais da área de Saúde, usuários do SCAD - Serviço Cooperativo de Acesso a Documentos.

    Formação da Coleção

    A coleção de revistas científicas da BIREME está organizada de acordo com as seguintes categorias:

    Lastro: títulos considerados clássicos ou consagrados da área de Saúde, tendo como fontes de pesquisa os indexados no Index Medicus (Medline), da National Library of Medicine - USA, na LILACS - BIREME, Journal Citation Report - JCR, do ISI Institute of Scientific Information.

    Básica: títulos fundamentais que constituem o núcleo das áreas de interesse, incluindo os títulos básicos de cada disciplina e linhas de pesquisa oferecidas pela UNIFESP, os mais solicitados por meio do SCAD e aqueles pertencentes às áreas temáticas em desenvolvimento na BVS.

    Indexados LILACS: títulos indexados na base de dados LILACS deverão ter suas coleções descritas no Catálogo Coletivo SeCS e os títulos LILACS Brasil deverão estar colecionados e disponíveis para uso no acervo local.

    Critérios Básicos de Seleção

    Deverão ser priorizadas as indicações de novos títulos de periódicos cujos assuntos sejam relativos ao curriculum acadêmico e linhas de pesquisa desenvolvidas na UNIFESP, os mais solicitados por meio do SCAD e aqueles pertencentes às áreas temáticas em desenvolvimento na BVS.

    Critérios utilizados na seleção de novos títulos:

    • qualidade do conteúdo, adequação ao currículo acadêmico, linhas de pesquisa e áreas temáticas da BVS;
    • existência de outros títulos no assunto solicitado;
    • identificação da demanda não atendida por meio do SCAD e Biblioteca Central UNIFESP;
    • presença do título nas bases de dados consideradas no item 3;
    • fator de impacto do periódico, conforme JCR – Journal Citation Report (ISI – Institute of Scientific Information);
    • acessibilidade da língua;
    • custo justificável;
    • disponibilidade de acesso, conveniência do formato e compatibilização com equipamentos existentes;
    • disponibilidade em outras bibliotecas por meio do Catálogo Coletivo SeCS.

    Observações sobre revistas impressas e em meio eletrônico

    O título deverá ser adquirido para a coleção em um formato somente, evitando duplicidade; na decisão deverão ser considerados o custo, o uso, a demanda, os requerimentos de espaço para armazenamento e manutenção do acesso (permanência de disponibilidade). Quando os fatores forem equivalentes, se dará preferência à versão eletrônica, pelo maior alcance do acesso através da rede de computadores.

    O acesso às revistas eletrônicas estará sendo especialmente incentivado, de acordo com os objetivos da BVS Biblioteca Virtual de Saúde. A inclusão de revistas deve seguir critérios de forma a possibilitar uma consistência à coleção existente, dada a dinâmica do meio. São critérios para a inclusão de títulos em texto completo com formato eletrônico no Portal de Revistas Científicas da BVS:

    • Títulos homologados do Portal CAPES;
    • Títulos assinados pela BIREME no ano corrente;
    • Títulos gratuitos, desde que indexados em  base de dados internacional de relevância.

    Recursos Orçamentários

    Os recursos para aquisição, anuais, advêm do convênio firmado entre os Ministérios da Educação e da Saúde do Brasil.

    Avaliação da Coleção de Revistas Científicas

    A coleção de periódicos deverá ser avaliada anualmente de acordo com os seguintes critérios:

    • Índice de uso das revistas, em determinado ano,  pelos usuários da Biblioteca Central da UNIFESP;
    • Número de artigos solicitados, por título de revista, pelos  usuários do Sistema SCAD;
    • Custo do artigo de acordo com o preço de renovação das assinaturas das revistas;
    • Coleções das bibliotecas cooperantes do Catálogo Coletivo SeCS – Seriados em Ciências da Saúde;
    • Índices e bases de dados de indexação das revistas;
    • Fator de impacto das revistas relativo ao ano das estatísticas de uso;
    • Disponibilidade para acesso eletrônico, via portais, por meio de acordos cooperativos.

    Recebimento de doações

    A solicitação de doações deve ser incentivada sempre que possível. Todos os editores que têm as revistas indexadas na base LILACS devem encaminhar 2 exemplares para esses trabalhos, que após, deverão ser registrados no catálogo SeCS e incorporados à coleção.

    Materiais recebidos como doações, sem solicitação antecipada, serão submetidos aos mesmos critérios de seleção descritos no item 4. As doações espontâneas com um número representativo de itens deverão ser precedidas de listagem ou seleção prévia. O doador deverá ser notificado que o material poderá ou não ser incorporado, mediante as normas estabelecidas. Caberá ao responsável por esses trabalhos a decisão de incorporar esse material ao acervo, repassá-lo a outras instituições ou descartá-lo.

    Além dos critérios gerais da seleção, deve-se verificar também se são atendidas as seguintes condições:

    • Suprir falhas de coleção ou exemplares extraviados
    • Duplicatas de material existente, mas necessárias
    • Bom estado de conservação

    Duplicatas de Periódicos

    As duplicatas são registradas no sistema SeCS local e divulgadas para a rede de bibliotecas cooperantes e participantes.

    Permuta de Periódicos

    A seleção de materiais adquiridos por permuta deverá seguir os mesmos

    critérios descritos de Formação da Coleção

    Descarte de Periódicos

    O descarte é parte do processo de desenvolvimento da coleção e está sendo tratado de acordo com o descrito no “Projeto de descarte e remanejamento da coleção”.

    Desenvolvimento cooperativo de coleções

    Deverá ser observada a disponibilidade do acesso e o incremento de acordos de cooperação, em nível local e regional, buscando formas de compartilhar o uso das publicações com outras bibliotecas. Os acordos de cooperação devem ser formalizados em documentos que contenham o detalhamento dos compromissos assumidos pelos participantes.

    Catálogo Coletivo SeCS

    A BIREME é parte integrante da Rede Latino-Americana e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde e responsável por ações de incentivo ao desenvolvimento cooperativo de coleções e manutenção do Catálogo Coletivo SeCS.

    Atividades em consórcios

    As atividades em consórcio, para o desenvolvimento das coleções eletrônicas e aquisição cooperativa de assinaturas de revistas científicas, deve ser incentivado e ampliado a níveis local e regional.

    Entre os anos de 1998 a 2002 a BIREME participou do ProBE Programa Biblioteca Eletrônica da FAPESP, em consórcio com USP, UNICAMP, UNESP, UFSCar, UNIFESP, ITA e IPEN, e outros institutos de pesquisa do estado de São Paulo. Atualmente integra o Portal CAPES Periódicos, que sucedeu o ProBE e assumiu as atividades para acesso compartilhado à revistas eletrônicas em âmbito nacional.

    ver também: http://www.probe.br

    LINKS

    Sobre Desenvolvimento de Coleções

    Desenvolvimento de coleções na BVS

    Acordo de cooperação Brasil

    Portal de Revistas Científicas

    Aplicativo Sistema SeCS

    Iniciativas Internacionais para Acesso

    Coleção da BIREME

    Política de Desenvolvimento

    Política de Preservação

    Procedimentos de Preservação

     

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  • POLÍTICA DE PRESERVAÇÃO DO ACERVO DE REVISTAS CIENTÍFICAS DA BIREME

    1. Missão da coleção de revistas científicas

    Permitir um acesso amplo, rápido e eqüitativo à revistas científicas, em papel ou em formato eletrônico , de propriedade também da Biblioteca Central da UNIFESP, conforme convênio firmado com os Ministérios da Saúde e de Educação do Brasil, estimulando dessa forma o desenvolvimento e uso compartilhado dessa coleção através das redes e associações de bibliotecas e centros de documentação nos países da REGIÃO.

    2. Preservação
    Esta política estipula as metas a serem atingidas e o acompanhamento dos processos e atividades técnicas a serem desenvolvidas para a preservação do acervo de revistas científicas, que abrange a criação e o gerenciamento de programas de conservação e restauração.

    2.1 Conservação
    Conservação diz respeito ao conjunto de técnicas e procedimentos destinados a assegurar a proteção das obras contra fatores que possam afetar sua integridade

    2.1.1 Controle das condições ambientais
    A degradação do papel depende dos fatores internos, inerentes à sua estrutura, como o tipo de fibra e encolagem do papel e dos fatores externos, como a umidade, temperatura, luz, poluição atmosférica, insetos, roedores, fungos e bactérias.
    O ambiente tem um efeito continuado sobre a condição física dos documentos, há uma estreita relação entre a longevidade ou durabilidade do papel e as condições ambientais do acervo.
    O controle destes fatores é de importância fundamental para a preservação do acervo da biblioteca.

    2.1.2 Higienização
    A limpeza é uma tarefa básica e fundamental para aumentar a vida útil das coleções.
    Através da limpeza periódica, elimina-se a poeira que causa atrito e escurecimento às páginas e à superfície das encadernações, atraindo insetos e tornando o ambiente propício à proliferação de fungos.
    A higienização refere-se ao espaço físico e ao acervo bibliográfico e deve ser observada com rigor.

    2.1.3 Guarda adequada
    A guarda adequada tem afeito direto sobre a vida útil dos materiais, ela deve garantir estabilidade, apoio adequado ao volume, facilidade para manuseio e circulação de ar entre os volumes.
    A adoção de procedimentos adequados que em sua maioria são de baixo ou nemhum custo, tendem a minimizar a necessidade de futuros reparos ou reposição do material.

    2.1.4 Acondicionamento
    Trata-se de uma embalagem para acondicionamento de volumes, que tem a função de proteger o material contra agentes externos ou ambientais e de manter a integridade física do volume, reduzindo o impacto danificador do meio ambiente e manuseio inadequado.
    Essa embalagem poderá ser:

    - Invólucro de poliéster (polímero estável)
    -  Caixa ou Port-folio em papel alcalino
    -  Pasta articulada de poliondas

    2.1.5 Pequenos reparos
    Este tratamento destina-se à execução de procedimentos simples, como remendos ou enxertos, que sejam necessários ao resgate estrutural das partes que compõem uma obra encadernada, com o intuito de manter o acervo em uso e em circulação.

    2.1.6 Encadernação
    Encadernar consiste em unir de forma ordenada cadernos de uma revista       ou diversos fascículos de uma mesma publicação, por meio de uma costura sólida para formar volume, e cobri-lo com uma capa para protegê-lo, a fim de prolongar a vida útil do suporte e do conteúdo informacional da biblioteca.
    Sendo assim, a encadernação é um dos elementos importantes na conservação do acervo, e faz-se necessário o estabelecimento de critérios e procedimentos, com o intuito de fornecer elementos para orientação aos responsáveis pelas tarefas de encadernação.

    Estrutura
    Um volume encadernado deve apresentar quatro características: flexibilidade, durabilidade, solidez e precisão. A flexibilidade permite que o livro se abra facilmente, sem forçar sua estrutura. Esta característica depende da costura, do tipo de papel, do reforço do lombo, do arredondamento, dos encaixes e dos materiais e técnicas usadas no revestimento. A solidez confere ao livro seu aspecto compacto, permanecendo com as capas fechadas quando colocado deitado na mesa. Precisão se refere à capacidade do livro encadernado de ficar na vertical sem tombar para um dos lados e a durabilidade está diretamente ligada a qualidade das outras três características e ao manuseio adequado.

    Seleção para encadernação
    A tomada de decisão quanto ao tipo de encadernação que será realizada, envolverá o Bibliotecário do Desenvolvimento de Coleções, o Conservador  e o Técnico responsável pelo encaminhamento do material; que de posse da informação bibliográfica do material, da proposta de tratamento e estatística de uso, definirão o valor do item e sua importância para a coleção.
    Em seguida poderão indicar se:

    • O volume deve ser tratado e de que forma
    • O volume não deve ser tratado
    • O volume deve ser substituído
    • O volume deve ser recolhido
    • Critérios para encadernação
    • Coleções que, de acordo com a estatística de uso, são muito consultadas,
    • Coleções danificadas, isto é, em mau estado de conservação, sem condições de ser manipulada, com folhas soltas e / ou faltantes, necessitando do serviço de reposição destas,
    • Coleções brasileiras indexadas na LiLacs,
    • Coleções de periodicidade diária e semanal , por exemplo, BMJ, Lancet, New England
    • Capas soltas, faltantes ou completamente desgastadas,
    • Coleções  com papel quebradiço, que não podem mais ser utilizadas sem a ocorrência de maiores danos,
    • Coleções impressas em papel muito fino, compradas no ano em curso e anteriores,
    • Encadernações recentes fixadas com adesivos, com páginas ou blocos de texto soltos
    • Materiais que necessitem de recostura ou colocação de uma nova capa

    2.2 Restauração
    A restauração envolve todos os processos técnicos que visam o tratamento de acervos de tal modo degradados que o simples manuseio se torna impossível, estando o material fora de acesso à consulta. Neste estágio a degradação atingiu um grau tão elevado que há o comprometimento estrutural da obra e conseqüentemente da informação
    A restauração deve orientar-se pelo absoluto respeito à integridade estética, histórica e material da obra, adotando o princípio da reversibilidade.

    2.2.1 Volumes que devem ser restaurados
    Devem ser restauradas as coleções que sejam importantes para a biblioteca e que de acordo com a estatística de uso, ainda são consultadas, mas que não estejam mais sendo impressas e que não se encontrem disponíveis devido ao alto estágio de degradação, ou seja, folhas com papel acidificado (quebradiço), problemas em sua estrutura (costura e capas) e que não possam mais ser manipuladas sem a ocorrência de maiores danos.
    Ela se aplica ao material que a biblioteca manterá para sempre, se possível, baseando-se no valor excepcional do material, seja pelo fato de ele ser único ou raro, seja porque sua substituição seria extremamente difícil.

    2.2.2 Volumes que não devem ser restaurados
    O material que estiver irreparavelmente deteriorado ou com um grande número de folhas faltantes e que o custo do tratamento seja considerado superior ao valor do item, poderão ser substituídos quando outra cópia ou edição possa ser localizada no mercado.

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  • Procedimentos de Preservação

    PROCEDIMENTOS

    CONTROLE DAS CONDIÇÕES AMBIENTAIS
    Controle dos fatores externos de degradação:

    • Embalagens para acondicionamento de volumes, que tem a função de proteger o material contra agentes externos ou ambientais.
    • Higienização do espaço físico e do acervo bibliográfico, eliminando a poeira e outras sujidades, que são elementos atrativos de insetos e roedores e que tornam o ambiente propício à proliferação de fungos e bactérias.

    HIGIENIZAÇÃO

    1) Acervo bibliográfico
    Limpeza mecânica ou a seco:

    • Uso do aspirador de pó nas lombadas e cortes superior, inferior e lateral,
    • Nas estantes a limpeza das prateleiras e volumes deverá ser de cima para baixo e da esquerda para direita,
    • As prateleiras com volumes deverão ser limpas com um pano levemente umedecido em uma solução de água e antibactericida (Lysoform), e em seguida, deve-se passar outro pano seco e aguardar a secagem total para depositar novamente os documentos na prateleira,
    • Uso de trincha macia, para higienização das folhas internas,
    • Uso de bisturi, pinças, swab e espátulas para remoção mecânica de sujidades diversas,
    • Oxigenação dos volumes, ou seja, folhear o livro em forma de leque, da direita para a esquerda e vice-versa,

    2) Limpeza do espaço físico

    A limpeza do espaço físico do acervo do 2° e 3° andares, deverá acontecer da seguinte forma:

    • Passar pano levemente umedecido em água no chão, estantes vazias e mesas, três vezes por semana,
    • Quinzenalmente passar pano levemente umedecido, embebido em uma solução de água e antibactericida (Lysoform),
    • Quinzenalmente fazer a limpeza utilizando o aspirador de pó robotizado, que contém recipiente com água aclopado que evita que as partículas de poeira retornem ao ambiente,
    • Nunca utilizar vassoura para varrer o chão
    • O pano deve conter o mínimo de água possível

    Esse trabalho poderá ser realizado em qualquer horário, inclusive durante o expediente dos atendentes, não implicando em nenhum problema para o desenvolvimento normal das atividades do acervo.

    GUARDA ADEQUADA

    • Os volumes devem ser guardados nas estantes em posição vertical,
    • Os volumes de grande formato e que estejam com a estrutura fragilizada, devem ser armazenados em posição horizontal (sobrepor no máximo três volumes),
    • Nunca manter as estantes compactadas de forma a provocar danos ao retirar o volume da estante,
    • O corpo do volume não deverá ultrapassar as margens das prateleiras, avançando no espaço do corredor, para não correrem o risco de queda,
    • Os volumes devem ser colocados de forma a encher as prateleiras, não permitindo sua inclinação para um lado ou outro,
    • Utilizar bibliocanto quando for necessário para evitar o tombamento dos volumes,
    • Quando o volume for muito alto para ficar de pé, as estantes deverão ser reorganizadas,
    • Nunca armazenar os volumes com a lombada voltada para cima e o corte lateral voltado para baixo, esta posição acarreta o enfraquecimento das costuras,
    • Nunca retirar um volume da estante puxando-o pela borda superior da lombada, isso faz com que a lombada se desprenda da capa. Deve-se empurrar os livros que se encontrem ao lado e depois puxá-lo suavemente pela parte mediana da encadernação,
    • Fazer o uso de carrinhos adequados para o transporte dos volumes, sem, no entanto, formar pilhas muito altas ou superlotá-lo, a fim de evitar acidentes durante o transporte.

    ACONDICIONAMENTO

    • Invólucros de poliéster: utilizados em revistas que estejam com folhas faltantes, danificadas ou que sejam freqüentemente consultadas, a fim de evitar maiores perdas ou danos no percurso entre o depósito e o consulente e vice-versa.
    • Pastas de polionda: para acondicionamento de revistas de grande formato, muito finas ou com estado de degradação avançado e que não sejam muito consultadas, a identificação da coleção será através de etiqueta adesiva, colocada na lombada da pasta.
    • Caixas ou port-folios de papel alcalino: serão utilizados em casos especiais, como por exemplo, um volume raro, com estado de degradação avançado ou com o acabamento em couro que esteja deteriorado ou liberando uma substância poeirenta e vermelha e que não possa ficar em contato com livros de revestimento de papel ou ainda em outras circunstâncias, que este volume precise necessite de circular pela biblioteca sem que isto acarrete maiores danos ao material.

    PEQUENOS REPAROS
    Os remendos, enxertos, obturações e reparos em geral, serão executados em materiais que apresentarem as seguintes características:

    • Rasgos nas folhas ou capas,
    • Perda de suporte das folhas ou capas,
    • Lombada rasgada ou danificada,
    • Capa separada do corpo do livro,
    • Guarda separada do corpo do livro,
    • Folhas dobradas, vincadas que necessitem reforços para evitar rasgos,
    • Capas com extremidades dobradas
    • Inserção de páginas,

    Importante:A inserção de páginas dependerá do número de folhas e largura da margem interna, caso sejam mais estreitas que 1 (um) cm, e o material a ser inserido seja muito grosso, deverá ser reencadernado com o livro.

    Materiais para pequenos reparos
    Serão adotados procedimentos e materiais que respeitem o princípio da reversibilidade:

    • Cola Methil Celulose, solúvel em água,
    • Fitas adesivas, livres de componentes ácidos e reversíveis, da linha Neschem ou Lineco,
    • Papéis japoneses, apropriados para reparos, pelo seu alto teor de fibras e baixas gramaturas,

    ENCADERNAÇÃO

    Normas

    • Volumes ou fascículos que por serem muito grossos, oferecerem dificuldades ou danos ao material quanto ao  manuseio, deverão ser divididos em partes,
    • O limite de espessura de cada volume deverá ser de no máximo 2,5 cm
    • A capa deverá ser conservada quando não houver folha de rosto
    • As páginas com propagandas e que não sejam numeradas deverão ser retiradas
    • Qualquer observação com relação a alteração do material deverá ser comunicado ao encadernador.

    Encadernação Comercial

    É apropriada para Publicações Correntes, coleções anuais ou mensais, disponíveis ou existentes também em outras bibliotecas da rede Bireme.

    Deve ser utilizada em materiais que apresentem as seguintes características:

    • Boa condição física,
    • Margens internas largas, seja em material original ou cópia; caso o material não tenha essa característica, fazer pedido de cópias com margem apropriada,
    • O volume a ser encadernado deve estar com fascículo, capítulo e número de páginas completas,
    • O material não deve conter irregularidades como erratas, lâminas, tabelas ou gráficos dobrados,

    Tipo de encadernação:

    • Inglesa, também chamada de capa solta; o miolo e a capa são preparados separadamente e depois unidos pela guarda.

    Revestimento da capa:

    • Plena: a capa é totalmente revestida com um único material (couro, percalux, percalina ou tecido).

    Costura:

    • Simples ou perfurada, realizada com o auxílio de um perfurador e martelo ou furadeira elétrica, são feitas as perfurações, aproximadamente 0,5 cm  para dentro do lombo, por onde se passa uma linha.

    Encadernação Especial ou Artesanal 

    Deve ser utilizada em coleções que sejam importantes para a biblioteca e que de acordo com a estatística de uso, ainda são consultadas, mas que não estejam mais sendo impressas.
    Ela se aplica ao material que a biblioteca manterá para sempre, se possível, baseando-se no valor excepcional do material, seja pelo fato de ele ser único ou raro, seja porque sua substituição seria extremamente difícil.

    Tipo de encadernação:

    • Inglesa, também chamada de capa solta; o miolo e a capa são preparados separadamente e depois unidos pela guarda.

    Revestimento da capa:

    • Plena: a capa é totalmente revestida com um único material (couro, percalux, percalina ou tecido).

    Costura:

    • Método costurado
      Une as folhas pela lombada com um fio, obedecendo a seqüência de paginação da obra, pode ser feita com o auxílio de um costurador.

    Acabamento da estrutura(ideal)
    Os métodos acima deverão ser finalizados com a aplicação de folhas de guarda, cabeceado, morim e bolsa de papel (Kraft ou outro adequado).
    Para a limpeza dos cortes superior, inferior e da frente do volume o miolo deverá ser lixado.
    Importante:A utilização da guilhotina para esta finalidade deverá ser decidida levando-se em consideração as margens e a localização do texto, para não haver corte no conteúdo.

    Gravação
    A gravação deverá ser uniforme (dourada), caso seja necessário, apresentar uma cópia xerográfica da lombada como modelo.

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