Procedimento de revisão de descrição e indexação de revistas LILACS-Express no FI-Admin
FI-Admin é um sistema para gestão de fontes de informação da BVS. Ele é utilizado para as fontes de informação de sites (LIS), eventos científicos (DirEve), recursos multimídia e para alguns tipos de documentos para LILACS.
Para a LILACS, o módulo de Registros Bibliográficos do FI-Admin é utilizado para a iniciativa LILACS-Express e substituiu o antigo sistema utilizado pelos editores para envio dos artigos para LILACS e também o LILDBI-Web, utilizado pelos Centros Cooperantes para revisão e complementação dos registros enviados pelos editores.
Ele possibilita a descrição e indexação de documentos de acordo com a Metodologia LILACS, além da carga dos textos completos em formato PDF em servidor da BIREME/OPAS/OMS.
É importante lembrar que apesar da mudança tecnológica do LILDBI-Web para FI-Admin, continuamos a adotar a Metodologia LILACS para descrição e indexação. Assim, a navegação e visualização de dados estão diferentes, mas a forma de preencher os campos continua igual.
O FI-Admin, assim como o LILDBI-Web, adota as terminologias:
- Fonte para identificar os fascículos.
- Analíticas para identificar os artigos do fascículo.
Sobre o estado atual de implantação do FI-Admin para LILACS, ele é utilizado por:
- Editores de revistas indexadas na LILACS e não indexadas em SciELO para envio de artigos LILACS-Express.
- Centros Cooperantes para revisão e indexação de registros LILACS-Express (SciELO e enviados pelos editores).
- Centros cooperantes que não possuem LILDBI-Web próprio e que cooperam apenas com a LILACS.
Os Centros Cooperantes que contribuem também com alguma base de dados temática ou nacional devem aguardar orientação da coordenação para iniciar o uso do FI-Admin.
Acesso ao sistema
Acessar http://fi-admin.bvsalud.org/ e logar no sistema.
Os conteúdos apresentados dependem das fontes de informação às quais o usuário tem acesso.
Na tela incial, temos:
- Menu do sistema (barra verde) com as opções:
- FI-ADMIN: volta para a página incial
- Registros bibliográficos: módulo onde criamos os registros dos artigos da revista.
Caso o usuário tenha acesso a várias fontes de informação, elas podem aparecer agrupadas em “Fonte de informação”. - Idioma selecionado para o sistema (disponível em inglês, português ou espanhol).
- Nome do usuário e código da instituição na rede BVS.
- Painel de controle
- Ações recentes: histórico de modificações realizadas pelo usuário (no primeiro acesso estará vazio)
- Área de comunicação e avisos à rede (podem estar vazios)
No menu, clicar em "Registros bibliográficos" para iniciar o trabalho.
Exemplo de tela inicial de um usuário com acesso apenas aos registros bibliográficos:
Exemplo de tela inicial de um usuário com acesso a várias fontes de informação:
Revisão dos dados do fascículo (fonte)
Em “Registros bibliográficos”, clicar em “Indexados pelo meu centro” para ver os artigos que sua instituição tem para revisar e indexar.
Os registros fonte, que são os registros com dados do fascículo, não aparecem na aba "indexado pelo meu centro".
Então, para ver o registro fonte:
- Copie o título abreviado, volume e número do fascículo que deseja verificar os dados;
- Acesse a aba "Todos registros"
- Na caixa de pesquisa, cole o título abreviado, volume e número do fascículo
- Em "Tipo de registro", selecione "Revista - Fascículo"
- Clique na lupa para pesquisar.
Depois de recuperar o registro fonte correto, clique sobre o número identificador ou no ícone de edição (lápis) para editar o registro.
Verificar se título e ISSN estão corretos. Caso tenha alguma mudança, informar para equipe LILACS e, se houver, coordenação da base de dados temática.
Revisar os dados de volume, número e data da publicação do fascículo, corrigindo o que for necessário conforme o documento. Se fizer alguma alteração, gravar o registro.
Revisão dos dados dos artigos (analíticas)
Para iniciar revisão de cada um dos artigos do fascículo, repetir sempre os passos da sessão a seguir.
Em “Registros Bibliográficos”, clicar na aba "Indexado pelo meu centro" para ver os artigos que sua instituição tem para revisar e indexar.
Para iniciar processo de revisão, clicar no número do artigo ou no ícone de edição (lápis).
Revisar todos os campos já preenchidos e, quando nececessário, completar com os dados faltantes em cada área do registro: Metadados, Indexação, Texto completo, Biblioteca e Evento/Projeto.
Metadados
Em "Metadados", revisar todos os campos.
Note que o formulário de Metadados está subdivido em áreas. Clique sobre os links em azul para visualizar ou esconder os campos de cada seção.
A maioria dos campos possui Assistente de campo, que é uma nova janela que se abre para registrar os dados.
Quando houver correções a realizar, clique sobre a área do campo para abrir o assistente. Depois de revisar os dados, clique em "Gravar".
Abaixo, exemplo do assistente do campo Autor pessoal.
Base de dados
- Validar usando Metodologia LILACS: manter selecionado para fazer checagens de acordo com a Metodologia LILACS.
- Indexado em LILACS: LILACS já vem preenchido em registros LILACS-Express; sempre verificar se está preenchido.Se necessário, incluir outras bases nas quais esse registro deve ser inserido.
Informações gerais
- Status: aparece o termo LILACS-Express porque esse registro já foi publicado na LILACS com esse status (o documentalista não pode editar esse campo).
- Tipo de registro: manter Material textual (tipo aceito para LILACS).
- Forma do item: manter Eletrônico
- Tipo de periódico: manter Revistas
Nível Analítico
- Autor pessoal: incluir todos os autores presentes no artigo com respectiva afiliação institucional.
- Os níveis da afiliação são registrados do nome da instituição ao departamento.
- Sempre que houver autor pessoal e autor institucional, incluir somente o autor pessoal.
Exceção: Para tipo de publicação “Diretrizes” é permitida a inclusão de ambos autores, pessoal e institucional. - Atributos:
- Afiliação em nível hierárquico mais geral (1:). Ex.: Universidade de São Paulo
- Afiliação institucional em segundo nível (2:). Ex.: Faculdade de Medicina
- Afiliação institucional em terceiro nível (3:). Ex.: Departamento de Cirurgia (ou outra subdivisão, quando houver)
- Cidade (c:): Preencher apenas se estiver presente no documento. Se não estiver, deixar em branco. Não incluir estado. Ex.: São Paulo
- País (p:). Obrigatório.
- Grau de responsabilidade (r:): em artigos de revista, deixar em branco uma vez que para a LILACS a ausência do dado já indica que é autor. Excluir sempre que editor inclui "aut", de autor.
(Grau de responsabilidade autor usado apenas para documentos que não são validados de acordo com a Metodologia LILACS).
Exemplo de preenchimento correto:
Exemplo de preenchimento incorreto:
- Autor institucional: não é comum em artigos de revista.
- Registrar o nome presente no documento.
Exceção são nomes de instituições governamentais na qual se faz entrada normalizada pelo nome do país, estado ou cidade. - Autor institucional é comumente adotado para guias, protocolos e diretrizes de prática clínica.
- Registrar o nome presente no documento.
- Título:
- Incluir título em todas as versões presente no artigo e selecionar o idioma (i🙂 de cada versão.
- Incluir título como apresentado no documento, porém seguindo normas gramaticais vigentes quanto ao uso de letras maiúsculas e minúsculas. Ou seja, maiúsculas somente para início de parágrafo, nomes próprios, siglas e acrônimos.
- Título traduzido para o inglês: quando a publicação não tiver título em inglês, o documentalista precisará traduzir e registrar neste campo.
- Páginas:
- Número inicial: primeira página do artigo.
- Número final: última página do artigo.
- Páginas: utilizar somente quando o artigo não tiver paginação ou quando paginação for irregular, colocando a pagina inicial e final entre colchetes. Quando há indicação de início e fim de páginas, apagar conteúdo desse campo.
- Identificador de localização eletrônica: registrar paginação eletrônica (e-location) quando a revista possuir fluxo contínuo de publicação e houver código de paginação eletrônica em substituição a paginação tradicional.,.
Informações Complementares
- Informação descritiva: em Outros detalhes físicos (b:), preencher com as siglas de acordo com a tabela abaixo.
Caso o documento tenha mais de uma das opções, clicar em "Add Informação descritiva" para incluir nova ocorrência.
Ilustrações (fotos, desenhos, quadros e figuras) | ilus |
Mapas | mapas |
Tabelas | tab |
Gráficos | graf |
- Idioma do texto: checar se todos os idiomas em que documento está disponível foram selecionados.
Caso tenha mais de um, selecionar clicando em Ctrl” ou “Command”.
Notas: ncluir notas normalizadas conforme AACR2 sempre que necessário.
Dados de conteúdo
- Nome do registro do ensaio clínico: Todo ensaio clínico deve ter sido registrado em uma base específica para esse fim. Incluir esse dado sempre que disponível no artigo (geralmente essa informação aparece no final do resumo).
- Base de dados: escolher opção conforme presente no documento
- Número do registro (a🙂
- URL (u:): link para registro na base de dados de registro de ensaios clínicos. Se não estiver presente no documento, pesquisar o número de registro no site da base de dados para encontrar o link específico do registro.
- Palavras-chave do autor: verificar se todas as palavras-chave foram incluídas separadamente, em todos os idiomas disponíveis e com identificação do idioma (i:).
Se alguma estiver faltando ou se as palavras estiverem todas juntas, inclua novas ocorrências clicando em “Add Palavras-chave do autor”.- Palavra-chave
- Qualificador
- Idioma
Exemplo de preenchimento correto:
Exemplo de preenchimento incorreto:
- Resumo: verificar se o resumo completo foi incluído em todos os idiomas disponíveis, com a identificação correta de idioma.
Indexação
Depois de finalizar a revisão da descrição bibliográfica na aba Metadados, acessar a aba de “Indexação”.
- Descritores primários e secundários: clicar na área dos descritores em “Selecione pela pesquisa” para visualizar a caixa de pesquisa no DeCS e identificar os descritores e qualificadores a serem utilizados.
- Definir se descritor será primário selecionando o item Primário?
- Adicionar descritores, tantos quantos forem necessários à descrição do conteúdo do documento, clicando em "Adicionar descritor".
- Recomenda-se adoção de máximo de 6 descritores primários e 20 descritores secundários.
Na caixa de pesquisa no DeCS, pesquisar pelo assunto. Não é necessário digitar o descritor inteiro, pois ao iniciar a digitação serão apresentados os descritores com as letras já digitadas.
Clicar sobre o descritor para ver sua definição e outras informações.
Para utilizar o descritor na sua indexação, clicar no botão "Selecionar". Para utilizar o descritor com algum qualificador, clicar nos botões com as siglas dos qualificadores.
No exemplo, adicionaremos o descritor Dengue com o qualificador complicações:
O resultado será parecido com a imagem abaixo:
Campos adicionais de indexação
- Tipo de publicação: utilizado para indexar formato do estudo realizado e forma de apresentação do conteúdo. Sempre pesquisar os tipos de publicação no DeCS para ler sua definição e notas de indexação antes de utilizá-lo.
- Descritores pré-codificados: utilizado em quase todos os registros bibliográficos. Sempre pesquisar os pré-codificados no DeCS para ler sua definição e notas de indexação antes de utilizá-los. Identifica:
- Sujeitos de pesquisa
- Gênero
- Idade
- Humano ou animal
- Períodos históricos
- Sujeitos de pesquisa
- Alcance temporal (desde): utilizado em artigos históricos ou artigos nos quais é destacada a delimitação temporal do estudo.
- Alcance temporal (até): utilizado em artigos históricos ou artigos nos quais é destacada a delimitação temporal do estudo.
- Indivíduo como tema: utilizado em artigos históricos e biográficos. Adotar esses tipos de publicação no devido campo.
- Região não DeCS: utilizado para indicar nomes de Estados, Cidades, Regiões e Localidades. Utilizar sempre que pertinente.
- Instituição como tema: utilizado em artigos históricos com o tipo de publicação "Artigo histórico".
Texto completo
Sempre checar se URL está funcionando e corresponde ao registro bibliográfico.
Caso tenha problemas para acessar o link e revista não tenha site próprio, contactar editor da revista e notificar a Unidade LILACS para possível apoio.
Verificar se todos os atributos foram preenchidos corretamente. Especialmente o idioma do documento.
Biblioteca
- Localização do documento: em artigos de periódicos, deixar em branco. (Dado é recuperado via SeCS-Seriados em Ciências da Saúde).
- Base de dados: quando aplicável, incluir bases de dados locais nas quais o registro deve ser incluído.
- Tombo
- Nota interna
- Descritores Locais: se a rede para a qual contribui utilizar outro glossário ou vocabulário controlado adicionalmente ao DeCS, registrar neste campo os termos. Por exemplo, pode ser usado para registrar descritores de:
- Tesauro MS
- Taxonomia do SUS e outros
- Terminologia em Psicologia
Evento/Projeto
Revisar dados de evento e projeto ou preencher caso se aplique ao documento descrito. Para informações de preenchimento, clique sobre o nome dos campos para visualizar a ajuda.
Publicação
Ao finalizar toda a revisão da descrição e realizar a indexação, clicar no botão "Publicar".
Depois de publicado, usuário com perfil documentalista não terão acesso para editar o registro. Caso seja necessária alguma correção ou alteração depois de publicar o registro, entrar em contato com a coordenação da base temática ou com a equipe LILACS.
Ao publicar os artigos no FI-Admin, eles serão processados e estarão disponíveis para pesquisa na LILACS após processamento. Registros "publicados" até:
- Quarta-feira às 17h00: estarão disponíveis para pesquisa na sexta-feira
- Sexta-feira às 17h00: estarão disponíveis para pesquisa na segunda-feira
O artigo poderá ser publicado na LILACS somente se todos os campos obrigatórios e essenciais estiverem preenchidos. Se faltar algum campo, o sistema irá informar o que falta.
Depois de revisada a primeira analítica/artigo, iniciar revisão dos próximos artigos do fascículo.
Revisado em: 27/01/2017
Atualizado em: 27/01/2017