Objetivo: Orientar sobre procedimentos e padrão de preenchimento de campos da Metodologia LILACS para qualidade dos registros bibliográficos e recuperação de documentação de forma precisa.

Público-alvo: Profissionais de equipes editoriais de periódicos científicos e técnicos indexados nas bases de dados geridas com a Metodologia LILACS .

Conteúdo: Metodológico

Data de criação: 3 agosto 2016

Data de atualização: 27/02/2024

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Estou começando a cooperar LILACS-Express. O que preciso saber?

LILACS-Express é um processo que propicia a rápida publicação dos dados básicos e o texto completo dos documentos/artigos publicados.

É importante saber que:

Quanto mais completa e acurada a descrição do documento, melhor sua recuperação e possibilidade de ser visualizada por pesquisadores;
O registro bibliográfico está incompleto e é necessário que o documento seja indexado com descritores DeCS/MeSH, por isso na interface de pesquisa, cada artigo registrado pela equipe editorial consta como LILACS-Express e não LILACS;
LILACS-Express não é uma base de dados, mas um status do registro que indica que não está completo e falta a revisão da catalogação e a indexação temática;
Cada artigo corresponde a um registro bibliográfico, portanto, cada artigo deve ser link para o texto completo correspondente e não para fascículo inteiro;
O registro dos artigos é realizado segundo sua publicação nos volumes e fascículos. Todos os artigos/registros (registro de analíticas) estarão organizados abaixo do fascículo/volume (registro fonte)
A quantidade total de artigos que estão de acordo com os critérios LILACS deve ser registrada no sistema, isto é, não pode haver menos registros no sistema do que há no fascículo/volume original (impresso ou eletrônico).

Dados do fascículo

Como deve ser preenchido o campo do volume do fascículo?

O volume do fascículo deve ser registrado em números arábicos. Se ele for composto por mais de um número, registra-se o algarismo correspondente ao primeiro e o correspondente ao último, separados por barra (/).

   Exemplos:
   2
   123
   10/11

Como deve ser preenchido o campo do número do fascículo?

O número do fascículo deve ser registrado em algarismos arábicos. Havendo informações complementares tais como: número especial, número comemorativo ou suplemento, deve-se registrá-las após o número do fascículo, separadas por vírgula e sem espaço. Se o fascículo for composto por mais de um número, registra-se o algarismo correspondente ao primeiro e o correspondente ao último, separados por barra (/).

   Exemplos:
   a7
   3,n.esp
   supl.3
   3,supl
   2/3
   2A
   5,pt.1

Como deve ser preenchido o campo da data de publicação do fascículo?

Esse campo deve ser preenchido com a data de publicação do documento, e não a data de inserção do fascículo no sistema. Ela deve ser registrada no idioma do documento, omitindo-se as preposições, e os meses devem ser abreviados, conforme a Tabela de Abreviaturas dos Meses.

   Exemplos:
   1993 set. 2009
   sept. 1992
   jan.-mar. 2010
   July-Dec. 1993
   nov. 1993-jan. 1994
   July 6, 2000

**Tabela de Abreviaturas dos Meses**
Mês	Espanhol	Francês	Inglês	Português
Janeiro	ene.	janv.	Jan.	jan.
Fevereiro	feb.	févr.	Feb.	fev.
Março	mar.	mars	Mar.	mar.
Abril	abr.	avril	Apr.	abr.
Maio	mayo	mai	May	maio
Junho	jun.	juin	June	jun.
Julho	jul.	juil	July	jul.
Agosto	ago.	aout	Aug.	ago.
Setembro	sept.	sept.	Sept.	set.
Outubro	oct.	oct.	Oct.	out.
Novembro	nov.	nov.	Nov.	nov.
Dezembro	dic.	déc.	Dec.	dez.

Como deve ser preenchido o campo da data de publicação normalizada do fascículo?

O registro de informação neste campo está condicionado ao preenchimento do campo Data de Publicação. A data de publicação normalizada deve ser registrada seguindo a norma ISO 8601:1988, ou seja, o ano nos quatro primeiros dígitos e, somente se constar na data de publicação, o mês nos dois dígitos seguintes e o dia nos dois últimos. Quando não houver mês ou dia de publicação, preencher os espaços correspondentes com zeros. De acordo com a maioria das normas de publicação adotadas pelos editores, os periódicos científicos não apresentam dia de publicação, apenas mês e ano. Se a data se referir a um período de tempo, registra-se a última do período.

   Exemplos:
   Data de publicação: 2008, então Data normalizada: 20080000
   Data de publicação: set. 2009, então Data normalizada: 20090900
   Data de publicação: jan.-mar. 2010, então Data normalizada: 20100300

Autoria

Autor pessoal

Nome da pessoa responsável pelo conteúdo intelectual do artigo, acompanhado da instituição à qual pertence.

Registramos o sobrenome e nome separadamente.
Não preencher o campo de “Responsabilidade” (Na Metodologia LILACS, a ausência de responsabilidade assume o grau de autor, que é o que temos em artigos de periódicos).
Caso haja mais de um autor, clicar em “Inserir Autor” para registrar os demais.

Dúvidas

Como deve ser feito o preenchimento dos campos de nome e sobrenome do autor?

Normalmente, o campo de sobrenome dos autores deve ser preenchido com o último sobrenome do autor. Contudo, nos casos em que constar informações como Filho, Neto, Júnior, deve-se registrar também o sobrenome que antecede essa informação. No caso de nomes de autores no idioma espanhol, no campo do sobrenome deve-se registrar o sobrenome do meio, seguido do último.

Deve ser incluído ponto final após os sobrenomes abreviados dos autores?

Nos sobrenomes abreviados dos autores, o ponto final deve constar somente quando a abreviação estiver entre dois nomes. Caso o sobrenome abreviado esteja no final do campo, não deve ser incluído o ponto final.

O que é afiliação do autor e como deve ser preenchido esse campo?

Afiliação é a instituição a qual o autor está vinculado. Neste campo deve constar o nome da instituição e suas subdivisões, que devem ser registrados nos diversos níveis hierárquicos, do maior para o menor. Para adicionar mais um nível hierárquico, clicar em Inserir Nível Hierárquico.

No campo da afiliação do autor, como deve ser registrado o nome da instituição, por extenso ou abreviado?

No campo da afiliação, o nome da instituição deve ser registrado por extenso, exceto nos casos em que constar somente a forma abreviada. No caso de constarem os dois formatos no documento, damos preferência para o nome por extenso.

Os dados sobre o cargo e/ou o nível hierárquico do autor também deve ser registrado no campo da afiliação?

Os dados sobre o cargo (professor, chefe, coordenador…) e/ou o nível acadêmico do autor (graduando, mestrando, doutorando…) não devem ser registrados no campo da afiliação. Devem ser registrados somente o nome da instituição e suas subdivisões.

O nome da instituição no campo da afiliação deve ser registrado mesmo quando o autor não apresentar mais vínculo com ela?

Não. Na afiliação, somente registramos o nome da instituição quando o autor ainda trabalha ou apresenta algum vínculo com ela, ou seja, quando aparecerem informações como doutor/mestre/licenciado pela… o campo deve ser preenchido com a informação s.af (=sem afiliação). O nome da instituição somente seria registrado se aparecessem informações como doutorando/mestrando…, pois isso indica que o autor ainda apresenta vínculo com a instituição.

No caso de no documento constar mais de uma afiliação para um autor, devem ser registradas todas as instituições as quais ele é vinculado?

Quando o autor pertencer a mais de uma instituição, colocar a primeira instituição que aparece no documento ou preferencialmente a que estiver localizada na América Latina.

O que significa a expressão s.af e quando ela é utilizada?

A expressão s.af significa sem afiliação e é utilizada para preencher o campo da afiliação quando o documento não trouxer informações sobre a instituição a qual o autor é vinculado. Não devem ser incluídos espaços entre os termos s e af e nem ponto final após a expressão.

Os campos de país e cidade devem ser preenchidos quando no campo da afiliação estiver registrada a informação s.af?

Não, se no campo da afiliação estiver registrada a expressão s.af, então os campos de país e cidade não devem ser preenchidos.

As siglas dos estados podem ser registradas no campo da cidade?

Não, no campo da cidade não devem ser registradas as siglas dos estados, somente os nomes das cidades.

Títulos e notas

Como devem ser registrados os títulos e subtítulos?

As palavras do título e subtítulo devem ser registradas de acordo com as regras gramaticais, em caixa baixa e somente com a primeira palavra do título ou nomes próprios iniciados em maiúscula. Os subtítulos devem ser separados dos títulos por dois pontos e um espaço.

Devem ser registradas todas as palavras-chave do autor que constarem no documento?

Sim, todas as palavras-chave que constarem no documento, em todos os idiomas, devem ser registradas no sistema. Cada palavra-chave deve ser registrada em um campo, separadas umas das outras, indicando-se o idioma correspondente. Para adicionar mais campos de palavras-chave, clicar em Inserir Palavra-Chave. Recomenda-se que as palavras-chave sejam iniciadas com letra maiúscula.

Caso o documento não traga palavras-chave do autor, elas podem ser colocadas por quem está registrando as informações no sistema?

Não, caso o autor não tenho colocado palavras-chave no documento, esse campo não deve ser preenchido.

No caso de documentos que trazem o título em mais de um idioma, todos devem ser registrados?

Sim, no caso de artigos que apresentam títulos em mais de um idioma, todos os títulos devem ser registrados na seqüência dada no documento no campo de Título Original, criando-se uma nova ocorrência através da opção Inserir Título, e selecionado-se o idioma correspondente a cada um deles.

Quando o campo de Título em Inglês deve ser utilizado?

O campo de Título em Inglês somente deve ser preenchido quando no documento não constar o título nesse idioma e ele for traduzido por quem está registrando o artigo no sistema.

Resumo e endereço eletrônico

Devem ser registrados todos os resumos que constarem no documento?

Sim, todos os resumos que constarem no documento, em todos os idiomas, devem ser registrados no sistema, na seqüência dada no documento. Para adicionar mais campos de resumos, clicar em Inserir Resumo.

Como deve ser preenchido o campo do endereço eletrônico do documento?

O campo do endereço eletrônico deve ser preenchido com a URL correspondente ao texto completo do artigo que está sendo descrito, e não a do site da revista ou a do sumário do fascículo, indicando-se o idioma do texto do documento.

Porque eu devo disponibilizar o texto completo dos artigos?

A disponibilização do texto completo dos artigos contribui para uma maior visibilidade da revista, proporcionando aos usuários acesso mais rápido e, conseqüentemente, um acesso maior à revista, além de cooperar para que a LILACS seja fortalecida como o principal índice de referência da literatura técnico-científica em Ciências da Saúde na América Latina e Caribe de acesso aberto.

Caso não haja a URL para o texto completo do documento, pode ser inserida a URL do resumo?

Não, os documentos devem ser disponibilizados em texto completo.

Quais os formatos de arquivo do texto completo que são aceitos pelo sistema?

O sistema LILACS-Express aceita os formatos de arquivo HTML e PDF do texto completo.

Quando tenho os formatos HTML e o PDF devo indicar os dois?

Não, dar preferência para o HTML.

Quando tenho o formato HTML publicado e também o PDF que enviei para a gráfica em um PC ou servidor local devo indicar os dois

Sim, indicar o HTML e carregar (fazer upload) do PDF que ficará guardado no servidor da LILACS. A obrigatoriedade é de que ao menos um deles seja disponibilizado no sistema.

Dúvidas gerais

Podem ser deixados espaços antes ou após o registro das informações nos campos?

Não, não devem ser deixados espaços em branco no início ou no final dos campos, antes ou após o registro das informações.

Em alguns casos, quando as informações do documento online são copiadas e coladas para os campos do sistema correspondentes, alguns caracteres são substituídos por pontos de interrogação. O que deve ser feito nesses casos?

Alguns caracteres, como aspas e travessão, não são reconhecidos quando nomes de autores, afiliações, resumos e títulos são copiados e colados nos campos correspondentes, sendo substituídos por um ponto de interrogação. Para evitar que isso ocorra, os nomes de autores, as afiliações, os resumos e os títulos devem ser, primeiramente, copiados e colados em um bloco de notas e, posteriormente, recortados e colados nos campos correspondentes.

Deve ser incluído ponto final após o registro das informações nos campos do sistema?

O único campo do sistema que permite que seja inserido ponto final após o registro dos dados é o campo do resumo. Em nenhum outro campo do sistema deve ser inserido ponto final.

As informações do documento podem ser copiadas direto do site da revista ou do PDF?

Sim, as informações do documento podem ser copiadas direto do site da revista ou do PDF. Mas atenção, em alguns casos, quando as informações são copiadas e coladas para os campos do sistema correspondentes, algumas palavras são registradas grudadas umas nas outras. Caso isso ocorra, deve ser adicionado manualmente um espaço entre elas.

As informações do documento podem ser registradas em maiúsculas (caixa alta)?

Não, as informações devem ser registradas nos campos correspondentes de acordo com as regras gramaticais. Portanto, devem ser registrados em maiúscula (caixa alta) somente as primeiras letras de cada campo e as que indicarem nomes próprios.

Como verificar se o fascículo enviado está na LILACS?

Para verificar se o fascículo enviado está na LILACS, acessar o endereço http://bases.bireme.br/cgi-bin/wxislind.exe/iah/online/?IsisScript=iah/iah.xis&base=LILACS&lang=p. Na base de dados LILACS, clicar na opção Formulário avançado, localizada no canto superior direito da tela. Na tela do Formulário avançado, selecionar no 1ª campo a opção Revista e clicar em índice. Digitar o título da revista e clicar em Mostrar índices, mantendo a opção de acesso permutado selecionada. Selecionar o título da revista e clicar em Fascículos. Aparecerão todos os fascículos da revista selecionada que já constam na LILACS. Selecione o fascículo enviado e clique na opção Pesquisar para que sejam exibidos os registros referentes ao fascículo pesquisado.

Um suplemento de revista com resumos de trabalhos apresentados em congressos podem ser incluídos?

Sim, suplementos com resumos de trabalhos apresentados em eventos científicos podem ser incluídos no sistema LILACS-Express. A diferença é que, ao contrário dos artigos de periódicos, não fazemos a descrição de cada resumo. O que fazemos é incluir um único registro que se refira a todos os resumos, ou seja, um registro do suplemento no todo. Na prática, a indexação desse suplemento deve ser feita da seguinte forma:

Incluir um novo fascículo como de costume, informando os dados do suplemento. Criar um novo artigo, e na planilha entrada de dados, preencher:

– Autor institucional: informar o nome da instituição organizadora do evento. Se não tiver a informação no documento, preencher com “Anon”- Autor pessoal: não preencher

– Título: preencher com o nome do evento como aparecer no documento. Em alguns casos aparece no documento apenas o nome do evento, em outros “Resumos do [nome do evento]” ou “Anais do [nome do evento]. Exemplos: (III Jornada de Iniciação Científica do INCA | Resumos do III Congresso de Acadêmicos da Associação Paulista de Medicina | Resumos dos trabalhos apresentados no XXIV Congresso Brasileiro de Reprodução Humana | II Conferência Nacional de Ciência, Tecnologia e Inovação em Saúde: anais | Anais da VIII Conferência Nacional de Saúde)

– Palavras-chave: não preencher

– Resumos: não preencher

– Eventos: Incluir os dados do evento. Clicando na interrogação, que abre a ajuda do sistema, note que aqui o nome do evento é incluído de forma diferente. (Exemplo: Simpósio de Plantas Medicinais no Brasil, 5).

Conteúdo histórico excluido por descontinuidade do sistema LILACS-Express

Estou começando a utilizar o sistema LILACS-Express. O que preciso saber?

Antes de iniciar a operação do sistema para a descrição dos fascículos, é importante saber que:

– Todos os campos do sistema possuem help, ou seja, textos que informam sobre o preenchimento correto de cada campo. Para acessar a ajuda, clique sobre o ponto de interrogação ao lado do campo.

– Não é possível editar os dados do fascículo (volume, número e datas de publicação). Então, antes de preencher esses dados, consulte abaixo as perguntas frequentes sobre esses dados.

– Depois de realizar a exportação do fascículo, como os dados ficam disponíveis para inclusão na LILACS, não é possível editar os dados dos artigos. Então, antes de exportar o fascículo certifique-se de todas as informações estejam corretas.

– Caso sua dúvida não esteja listada abaixo, por favor escreva via formulario de contato.

Como funciona o sistema?

Informações sobre a funcionalidade do sistema podem ser obtidas no Manual de Operação da LILACS-Express 1.0 (para profissionais de informação), por meio do endereço https://docs.bvsalud.org/biblioref/2018/05/883319/lilacs-express-v10-pt.pdf

Não consigo acessar o sistema, o que faço?

No caso de não conseguir acessar o sistema, entrar em contato com a Unidade LILACS da BIREME por meio do formulário de contato.

Guias e Manuais