La responsabilidad de la gestión y operación de las colecciones de fuentes de información desarrolladas en el ámbito de instancia de la Red BVS es compartida por las instituciones participantes. Incumbe a éstas la definición de su forma de inserción y participación en el desarrollo de proyectos/planes de acción.
La definición de estos roles distintos se explica en pormenores y se ha consolidado en la Matriz de Responsabilidades, documento que indica cual la institución coordinadora y cuales las cooperantes de cada fuente de información de la instancia de la Red BVS.