La organización de la información de la BVS reúne y estructura las fuentes de información de acuerdo con la naturaleza y características específicas de cada una de ellas, resultando en estantes virtuales da biblioteca, que agrupan las diferentes colecciones.
La adopción de una organización estandarizada por todas las instancias de la red crea un lenguaje común que facilita la identificación, operación, recuperación y asociación entre las diferentes fuentes de información. La clasificación de las fuentes de información según una tipología es también factor relevante para el establecimiento de la cooperación entre las instituciones, utilizada tanto para la definición de la división de las responsabilidades cuanto para la operación integrada.
La cobertura de las fuentes de información en la BVS amplia la composición de las colecciones tradicionales de las bibliotecas, permitiendo la inclusión e interoperación de la literatura científica con las colecciones de otras naturalezas, como textos completos en línea, evidencias científicas – en forma de revisiones sistemáticas, evaluaciones tecnológicas, multimedia, políticas de instrucciones – objetos de aprendizaje, espacios colaborativos e información factual – como los directorios de instituciones y eventos, redes de noticias y blogs. Las fuentes de información de la BVS son organizadas y clasificadas en seis tipos: 1) fuentes primarias,2) fuentes secundarias, 3) fuentes terciarias, 4) servicios de diseminación e inclusión informacional 5) comunicación y colaboración y 6) componentes integradores.
1. Fuentes primarias: son las relacionadas con los productos generados a través de la investigación científica – artículos científicos, tesis, ensayos, documentos monográficos, gubernamentales, de organismos internacionales, anales de congresos, legislación y documentos no convencionales – como los informes de investigación que forman la literatura gris – publicadas en texto completo en medio electrónico. Incluí aun las bases de dados numéricas de encuestas y censos estadísticos. Ejemplos: colecciones SciELO y repositorios institucionales de textos completos.
2. Fuentes secundarias: son los registros referenciales de las fuentes primarias sistematizadas en índices, bases de datos referenciales y directorios. Las bases de datos que adoptan la metodología LILACS y los directorios de investigadores, instituciones y proyectos son ejemplos de fuentes secundarias en la BVS.
3. Fuentes terciarias: se refieren a los contenidos organizados para fines didácticos, como los objetos de aprendizaje del Campus Virtual en Salud Pública y para apoyo a la toma de decisión, como las revisiones sistemáticas de evidencias científicas. Ejemplo: Biblioteca Cochrane (http://cochrane.bvsalud.org/).
4. Servicios de diseminación e inclusión informacional: conjunto de servicios de inclusión informacional y promoción del acceso a la BVS, direccionados tanto a los usuarios conectados en Internet cuanto a las comunidades sin conexión, por ejemplo, la instalación de espacios públicos y colectivos como las Estaciones BVS. Incluso también los servicios de actualización y atención al usuario, como el servicio de conmutación bibliográfica SCAD (Servicio Cooperativo de Acceso a Documentos) y los servicios de acceso personalizado, como “mi biblioteca”, buscando atender las necesidades de información de cada usuario individualmente.
5. Comunicación y colaboración: fuentes de información destinadas para la socialización de la información y el intercambio de conocimiento a través de la colaboración en línea, Ejemplos: Newsletter/Red de Noticias BVS, Espacios Colaborativos BVS, blogs, boletines, foros, reuniones en línea, chats y comunidades virtuales.
6. Componentes integradores: normas, estándares, metodologías y aplicativos comunes adoptados por todas las instancias BVS para su integración en una sola red. Incluyen las terminologías, por ejemplo, el vocabulario Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS), los manuales y software para la gestión y operación de las fuentes y flujos de información en la BVS.
Esta tipología representa un avance notable en relación a las colecciones tradicionales de las bibliotecas pautadas casi que exclusivamente en la literatura científica. Así, la BVS atiende ampliamente, a través del desarrollo de productos, servicios y eventos de información, las necesidades de información de las instancias geográficas y temáticas. Con este objetivo, un conjunto de metodologías y aplicativos abarcan las fuentes de información del modelo BVS, descritas a continuación.