A responsabilidade pela gestão e operação das coleções de fontes de informação desenvolvidas no âmbito da instância da Rede BVS é compartilhada pelas instituições participantes. Cabe a estas a definição da sua forma de inserção e participação no desenvolvimento dos projetos/planos de ação.
A definição destes diferentes papéis é explicitada e consolidada na Matriz de Responsabilidades, documento que indica qual a instituição coordenadora e quais as cooperantes de cada fonte de informação da instância da Rede BVS.