La cooperación entre instituciones del Sistema LILACS ocurre a través del envío de registros en el formato ISO, un formato de intercambio de datos.

Para que un registro producido por una institución sea utilizado por otras instituciones, tenemos que exportar el registro en ISO y importarlo por el LILDBI-Web en la base de su institución para certificarlo.

Abajo hay información sobre como cooperar con LILACS a través del envío de registros de su institución en el formato ISO para la Unidad LILACS de BIREME/OPS/OMS.

Generando el archivo ISO

Búsqueda en el LILDBI-Web de su institución por los registros que desea enviar

• Acceda el LILDBI-Web utilizado por su institución y haga clic en "Búsqueda".

• Por defecto, el "Formulario libre" de búsqueda será abierto. Haga clic en "Formulario avanzado" para tener acceso a los índices de cada campo.

 

Búsqueda por base de datos

• En el Formulario Avanzado, seleccione el campo de "Base de datos" y haga clic en "índices" a la derecha.

 

Nota: Base de dados é o campo 04 da LILACS, no qual registramos o nome das bases de dados às quais se deseja transferir o registro.

• En el índice de base de datos, haga clic en "muestra índice".

• Serán presentadas las bases de datos registradas en el campo de Base de datos (campo 04) de su LILDBI-Web. Seleccione "LILACS" para buscar por los registros que deben ser enviados y haga clic en "añadir".
• Importante: Utilice correctamente el campo de base de dados del LILDBI-Web. Mantenga la base de dados LILACS en el campo 04 solo en los documentos que serán enviados para LILACS.

• Después de añadir a la búsqueda el término "LILACS" en el campo de base de datos refinaremos la búsqueda.

Añadiendo el filtro de Mes de entrada a la búsqueda

• En la segunda línea del formulario de búsqueda, seleccione el campo "Mes de entrada" y haga clic en índice.

Nota: Sugerimos que os registros sejam enviados à LILACS mensalmente, então utilizaremos em nosso exemplo o refinamento pelo mês de entrada. Caso a instituição opte por enviar registros de alguma outra forma, como por exemplo, enviando registros a cada 2 meses, ou separando por tipo de literatura, será necessário adaptar a estratégia de busca de acordo com o fluxo de envio.

• En en índice de mes de entrada, haga clic en "muestra índice".

• El índice de "Mes de entrada" presenta los registros por el código del Centro Cooperante en la BVS, seguido por dos dígitos representando el año, y más dos representando el mes de entrada del registro en la base.

Notas:

• El mes de entrada del registro en la base institucional es la fecha de certificación del registro por el documentalista. No confunda con la fecha de publicación del documento.
• El índice de mes de entrada puede cambiar de acurdo con las configuraciones del LILDBI-Web. Por ejemplo, el sistema puede mostrar solo los cuatro dígitos (dos del año y dos del mes), sin el código del Centro Cooperante.
• Seleccione la fecha deseada y haga clic en "añadir" para refinar la búsqueda nuevamente.

Añadiendo el filtro de Tipo de literatura a la búsqueda

• En la tercer línea del Formulario avanzado, seleccione el campo de "Tipo de Literatura" y haga clic en "índice".

• Seleccione el Tipo de literatura que desea enviar y haga clic en "añadir".

• Importante: Los registros dében ser enviados para el sistema LILACS Submission, ya separados por el tipo de literatura.

Chequeando los filtros de búsqueda

• En cada una de las tres líneas del formulario de búsqueda, chequear los datos en la columna "Buscar" y los campos donde serán buscados.

• Haga clic en "búsqueda" para visualizar los registros.

Exportación de los registros de la base institucional

• Después de obtener el resultado de la búsqueda, exporte los registros en el formato ISO para enviar para LILACS.
  • Para más información de como generar el archivo ISO a partir de una búsqueda, consulte las orientaciones sobre Envío de resultado de búsqueda en LILACS.
  • Para facilitar la identificación de los archivos a ser enviados para LILACS, solicitamos por favor que utilicen el seguinte padrón en el nombre de los archivos: Código del Centro Cooperante en la Red BVS con la letra "p" en el lugar del punto + punto + número secuencial que identifique el envío de la institución para LILACS. Ejemplo:

BR1p1.01.iso, BR1p1.02.iso, BR1p1.03.iso, ...

Envío del archivo ISO via LILACS Submission