LILACS Submission

Sistema de gestão da cooperação com LILACS.

Visa:

  • Otimizar e assegurar o processo de transferência de dados das diferentes fontes de informação produzidas e publicadas pelos Centros Coordenadores, Centros Cooperantes e a LILACS;
  • Monitorar status de processamento de lotes de dados enviados;
  • Promover comunicação transparente;
  • Facilitar a gestão da interoperabilidade entre bases institucionais ou locais dos Centros Cooperantes (CC) e a LILACS.

Contempla o envio de arquivos no formato ISO 2709 para inclusão na base de dados LILACS. Com a implantação do LILACS Submission, desde janeiro de 2014 não são mais aceitas contribuições para a LILACS por e-mail.

Para informações mais específicas, veja a apresentação do LILACS Submission feita em 09/04/2013.

Utilização do sistema

Página inicial

Na Página Inicial, é possível visualizar o menu com os itens Página inicial, Submissões, caixa de pesquisa, Reports e Português (conforme o idioma em uso) e ícone de usuário. abaixo temos as Submissões em aberto e no canto superior direito os Filtros, representado pelo ícone da engrenagem Botao, dividido por Tipo e Etapas.

BIREME_Submission_inicial

  • Em Submissões em Aberto, vemos as seguintes informações de cad asubmissão:
    • #: número identificador (id) da submissão;
    • Data de submissão: data em que o registro foi enviado pelo CC;
    • Última atualização: data da última atualização pela BIREME;
    • Atualizado por: nome do responsável pela última atualização;
    • Status: situação atual do registro;
    • Tipo: tipo do registro enviado pelo CC;
    • Nome do Arquivo: nome, atribuído pelo sistema, composto pelo código do Centro Cooperante e número da submissão. Ao clicar nesse link é feito o download do arquivo.
  • Clicando em Filtros, é possível filtrar os registros por Tipo e Etapa:

LILACS_Submission_filtros_pt
Por Tipo, recuperamos:

  • Tudo: todos os tipos de registros
  • Revistas: registros completos descritos e indexados
  • Monografias, Teses e Não Convencionais: registros com os tipos de Literatura que podem ser descritos na Metodologia LILACS excluindo Revista
  • Registros indexados e revisados – LILACS-Express: registros indexados e revisados pelos CCs de revistas que participam do LILACS-Express (SciELO ou Editor)
  • Registros como publicados - LILACS-Express: registros sem indexação e sem revisão que são LILACS-Express (em desuso; utilizado apenas por BIREME no lançamento do sistema).

Por Etapas, recuperamos:

  • Tudo: todos os registros em todos os status
  • Nova submissão: registros novos
  • Arquivo validado: registros com esse status
  • Formato verificado: registros com o formato verificado
  • Conteúdo validado: registros que foram validados no controle de qualidade
  • Aguardando publicação: registros certificados
  • Pendente retorno CC: registros pendentes

Menu do sistema

Na barra de menu do sistema temos:

Submissões:
- Nova submissão (veja mais em Orientações de envio de contribuição para LILACS utilizando o Submission)
- Mostrar todas as submissões

Pesquisa: pesquisa pelo número (#) da submissão.LILACS_Submission_cxpesquisa

 

Idioma: altera o idioma do sistema para português, espanhol ou inglês.
idioma_submission

Configuração e Saída (ícone Pessoa): é possível visualizar o usuário que está logado e as opções Editar, Trocar Senha e Sair

  • Editar: edição do perfil de usuário
    • Nesta opção, é possível incluir Primeiro Nome e Último Nome, alterar o endereço de e-mail e optar em receber e-mails de alerta sempre que houver alteração de status do registro.
    • NÃO é possível alterar o login.
  • Trocar senha: Alteração de senha
    • Informe a senha antiga;
    • Digite a senha nova;
    • Digite a senha novamente;
    • Clique em Alterar minha senha
  • Sair: Sair do sistema.

Acompanhamento dos envios

Clicando no número (#) correspondente ao envio, aparecerá uma nova tela com as informações sobre o registro enviado.

LILACS_Submission_envios

Submissão # (número)

  • Status atual
    • Centro Cooperante: Número do Centro Cooperante
    • Enviado por: Nome do responsável pelo envio
    • Atualizado por: Nome do responsável pela atualização
    • Criado em : Data em que o registro foi enviado
    • Última atualização: Data da última atualização feita
    • Total de registros: Total de registros informado pelo Centro Cooperante
    • Total de registros certificados: Total de registros certificados
  • Últimas ocorrências
    • Data
    • Autor: Nome da pessoa que realizou a alteração
    • Status anterior: Último status antes da atualização
    • Mudar para: Status seguinte
    • Mensagem (Mensagem1): Informações adicionais sobre o registro enviado. Podem ser feitas observações da BIREME para Centros Cooperantes ou dos Centros Cooperantes para a BIREME
  • Assim que o registro for enviado, seu Status será: Nova submissão e constará o seguinte aviso em Últimas ocorrências:
    • There's no follow ups to this submission: Este aviso significa que ainda não foram realizadas alterações no status do registro
  • Quando a equipe do LILACS estiver trabalhando com o registro enviado, o Status atual é alterado para Arquivo validado. Pode-se acompanhar o andamento do registro através de Últimas ocorrências, em que serão informados os status e as mensagem para o Centro Cooperante, se houver.
  • Caso o registro não apresente nenhum problema, ele seguirá o fluxo normal do processo do registro como descrito abaixo, até chegar em seu status final, Disponível na LILACS, que é sua publicação na base de dados.
  • Se o arquivo tiver algum problema nos passos 2, 3 e 4, ele terá o Status: Pendente retorno CC
  • O arquivo adquire o Status: Submissão rejeitada nos seguintes casos:
    • Registros duplicados;
    • Registros com problemas na verificação e validação do formato (não é arquivo em formato .iso, por exemplo)
    • Registros fora dos critérios da Metodologia LILACS.

Status de processamento dos envios

O fluxo dos envios segue os seguintes passos:

Sequencia Passo Descrição Ator
Nova submissão Incluir o arquivo no sistema Centro Cooperante
Arquivo validado Verificar se o arquivo ISO não está danificado BIREME
Formato verificado Arquivo verificado BIREME
Conteúdo validado Validar o conteúdo seguindo a Metodologia LILACS BIREME
Aguardando publicação Certificar no LILDBI-Web da BIREME (interno) BIREME
Disponível na LILACS Disponível na LILACS (pública) BIREME
Pendente retorno CC Nos passos 2, 3 e 4, se o arquivo tiver algum problema. ele ficará pendente BIREME e Centro Cooperante
Submissão rejeitada Arquivos que não ficarão disponíveis na LILACS (por problemas no arquivo ou outra questão; incluimos a justificativa nos comentários) BIREME e Centro Cooperante

LILACS_Submission_logo

Solicitação de usuário

Envie e-mail para email-lilacs com o assunto LILACS Submission – Solicitação de usuário e informe:
• Nome completo do responsável pelos envios
• E-mail
• Código de Centro Cooperante na rede BVS*

*Para utilizar o Submission é necessário já ser Centro Cooperante LILACS registrado na Rede BVS.


Revisado em: 27/01/2017
Atualizado em: 27/01/2017