Apresentação do manual de gestão da FI LILACS

O manual de gestão da FI LILACS é um documento referencial e dinâmico acerca das atividades necessárias à gestão da base de dados LILACS e bases que adotam Metodologia LILACS.

Objetivos do manual

O objetivo do manual é esclarecer e documentar conceitos, critérios, procedimentos, fluxos de colaboração e interoperabilidade para apoiar gestores de bases que adotam Metodologia LILACS em suas atividades de produção, publicação, manutenção e atualização da base de dados.

Também explicita o papel de cada ator dentro da Rede Brasileira de Informação em Saúde.

Público alvo

Destina-se a gestores parceiros da Rede Brasileira de Informação em Saúde, Coordenadores de BVS e Coordenadores Nacionais de LILACS, que executam suas atividades operacionais para contribuir com a LILACS, e bases de dados sub-regionais, nacionais e temáticas que adotam Metodologia LILACS.

Como usar este manual

Esse manual foi desenvolvido dentro de uma instância wiki para promover a colaboração com a rede e facilitar sua atualização constante.

Caso queira colaborar, enviar e-mail para: bir.lilacs@paho.org

Por ser documento referencial possui sumário dinâmico e também oferece busca por palavras, e todas as páginas integrantes do manual estarão identificadas com

Apresentação da LILACS

A fonte de informação LILACS – Literatura Latino-americana e do Caribe em Ciências da Saúde, é uma iniciativa da OPAS, produzida de forma cooperativa pelas instituições que integram o Sistema Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde.

Foi criada em 1985 para registro da literatura científica e técnica na área de Ciências da Saúde, publicada nos países da América Latina e Caribe (AL&C) a partir de 1982.

Os principais objetivos desta base de dados são o controle bibliográfico e a disseminação da literatura científica e técnica latino-americana e do Caribe na área da Saúde. Visa também suprir a falta de cobertura das grandes bases de dados no que diz respeito as revistas da AL&C e também dar visibilidade da atividade científica que muitas vezes passa despercebida.

Com um universo muito menor de literatura, tem a capacidade de ser bastante completa na sua missão, e oferecer a perspectiva de autores cujo cenário é muito mais próximo à realidade e às necessidades nacionais e da região.

Contém artigos de periódicos, livros e séries monográficas, teses, manuais, relatórios técnico-científicos, documentos não convencionais, incluindo itens em suporte de áudio e vídeo.

Missão

Promover a visibilidade, acesso, difusão, uso e preservação da melhor informação, evidência e conhecimento científico e técnico em Ciências da Saúde publicada nos países da América Latina e Caribe para contribuir com a informação fidedigna para suporte à pesquisa e à decisão clínica e administrativa, bem como para promoção da saúde pública humana.

Visão

Ser o índice de referência para a melhor literatura científica e técnica de Ciências da Saúde publicada na região da América Latina e Caribe, garantindo a cobertura geográfica, temática e idiomática da produção científica de modo que reproduza a diversidade e características locais, com excelência em trabalho cooperativo em rede, e com a publicação de produtos e serviços de informação com valor agregado, como os indicadores bibliométricos e de produção científica.

Valores

Trabalho em rede;
Formação de capacidades locais;
Adoção de padrões internacionais para gestão de informação;
Adoção de recomendações internacionais para qualidade de literatura científica e técnica;
Qualidade dos produtos e serviços de informação;
Interoperabilidade entre sistemas.

Perfil

LILACS – Literatura Latino-americana e do Caribe em Ciências da Saúde

Acesso para pesquisa	http://lilacs.bvsalud.org (Portal LILACS) http://pesquisa.bvsalud.org (Portal de Pesquisa) http://www.bvsalud.org (Biblioteca Virtual em Saúde)
Canais de comunicação com a rede LILACS e BVS	http://metodologia.lilacs.bvsalud.org (Portal Metodologia LILACS) https://twitter.com/redelilacs‎ (Twitter Rede LILACS)
Responsável	BIREME – Centro Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde
Colaboradores	Rede de Bibliotecas Cooperantes dos países de AL&C
Cobertura	Literatura científica-técnica em ciências da saúde publicada a partir do ano 1982 por países da Região AL&C e pela OPAS
Tipo de literatura	Artigos de revistas científicas, livros, capítulos de livros, teses de saúde pública, documentos oficiais, literatura cinzenta
Terminologia de indexação	DeCS – Descritores em Ciências da Saúde, é uma tradução e ampliação do MeSH – Medical Subject Headings.Descritores em Espanhol, Português e Inglês
Números en 2013	864 revistas de 19 países de AL&C sobreposição de 84 revistas com Medline 648.563 registros 81% artigos, 19% outros tipos 45% em espanhol, 43% português, 12% inglês 261.060 mil registros (40%) com texto completo livre 892 Centros Cooperantes na Rede LILACS
Interface de Pesquisa	Interface iAHx – padrão, agrupa resultado de pesquisa em “clusters” Interface iAH– via formulário e índices (será descontinuado quando a interface avançada do iAHx estiver pronta).

A seguir dados estatísticos referentes ao perfil da LILACS:

Cobertura idiomática

Figura 1: Distribuição dos idiomas nos registros LILACS (Dados relativos ao relatório do Comitê Assessor Nacional – 1º semestre 2013)

Cobertura por tipo de literatura indexada

Figura 2: Distribuição dos tipos de literatura nos registros LILACS (Dados relativos ao relatório do Comitê Assessor Nacional – 1º semestre 2013)

Cobertura por quantidade de revistas indexadas por país

Figura 3: Distribuição dos títulos de revistas por país na LILACS (Dados relativos ao relatório do Comitê Assessor Nacional – 1º semestre 2013)

Presença de textos completos na LILACS

Cerca de 30% dos registros LILACS possuem link para o texto completo, sendo que 94% dos registros referentes a 2012 já possuem esse link.

Figura 4: Evolução dos textos completos nas LILACS (Dados relativos ao relatório do Comitê Assessor Nacional – 1º semestre 2013)

Com relação à contribuição da rede LILACS, a contribuição média anual foi de 31.819 registros. Nos últimos 10 anos obtém-se o gráfico que demonstra a evolução da contribuição para a LILACS:

Figura 5:Contribuição da rede nos últimos 10 anos (Dados relativos ao relatório do Comitê Assessor Nacional – 1º semestre 2013)

A LILACS é publicada com a contribuição de Centros Coordenadores e Coooperantes e sua distribuição por país é (CAN 1ºsem. 2013):

Figura 6: Distribuição da contribuição para LILACS (Dados relativos ao relatório do Comitê Assessor Nacional – 1º semestre 2013)

Cenário de inserção da FI LILACS

Como índice bibliográfico nacional, subregional, regional e internacional, está presente em todas as BVS e representa a região da América Latina e Caribe em portais de produção científica globais como Global Health Library, Observatório Regional de Saúde da OPAS, Rede Ibero Americana de Indicadores de Ciência e Tecnologia (RICYT), EVIPNet – Evidence-Informed Policy Network, entre outras.

Tem sido utilizada como indicador de:

Produção científica de pesquisadores e instituições;
Qualidade para periódicos avaliados pela Capes por meio do Qualis;
Qualidade das revistas latino americanas nas grandes bases bibliográficas mundiais porque aumenta o número, impacto e representatividade das mesmas.

Cenário do sistema de informação científica da área de saúde da América Latina e Caribe:

Atores e interessados no processo de indexação e inserção de dados na LILACS

Dentro do ciclo de produção da LILACS vários atores e interessados são identificados e também a BIREME, como produtora da LILACS, necessita de esclarecimentos e definição de responsabilidades dessas partes.

Notadamente na publicação de periódicos o seu fluxo envolve vários atores que agem e interferem na qualidade da publicação e na rapidez de sua inclusão na LILACS.

(Fonte: Packer, 2005)

Figura 3: Fluxo de publicação de um fascículo de periódico.

Autor: Maior interessado na rápida publicação do artigo em função de sua avaliação baseada na quantidade e qualidade de sua produção intelectual e, somado a isso, sua inclusão na LILACS aumenta a visibilidade e o acesso aos resultados da pesquisa realizada aumentando seu impacto. Nesse sentido, os autores buscam publicar sua produção intelectual em periódicos indexados em bases de dados e bem avaliados pela Qualis.

Dentro do fluxo de publicação LILACS o autor deve sempre:

Informar o editor quanto a publicação de dados incorretos de modo a solicitar a publicação de errata nos números subsequentes a sua publicação para que seja realizada a correção na LILACS;
Primar pela correção nos dados da pesquisa e sua submissão ao comitê de ética da instituição, bem como prover declaração de inexistência de conflito de interesses e fontes financiadoras de sua pesquisa;
Registrar seu estudo de ensaio clínico no Registro Brasileiro de Ensaios Clínicos tão logo seja aprovado o início da execução da pesquisa;
Esclarecer dúvidas geradas pela publicação de sua pesquisa.

Editor: pesquisador experiente que busca promover a área de atuação do periódico publicando os melhores artigos da área com vistas a publicar as mais recentes pesquisas, cobrindo o cenário científico da área em questão. A qualidade do periódico muitas vezes é medida pelo número e qualidade das indexações em bases que o periódico conseguiu angariar no período de sua existência, seguindo o fluxo: indexar o periódico em bases temáticas e institucionais e o Google Scholar => Latindex => LILACS => Scopus => SciELO => MEDLINE => ISI.

Dentro do fluxo de publicação LILACS o editor deve sempre:

Assegurar a confiabilidade e confidencialidade do processo de avaliação por pares dos artigos submetidos;
Assegurar a publicação do periódico conforme as normas internacionais indicadas nas Instruções aos Autores;
Publicar nas Instruções aos autores a recomendação sobre registro de ensaios clínicos;
Prover acesso integral ao conteúdo dos fascículos publicados, sendo a versão eletrônica de igual conteúdo ao fascículo impresso;
Participar da iniciativa LILACS-Express ou equivalente no intuito de publicar rapidamente os metadados dos fascículos na LILACS, bem como o acesso ao texto integral dos artigos.

Revisor: pesquisador especialista em uma determinada área que busca fazer parte de corpos editoriais e conselhos de revisores de periódicos de prestígio e que são responsáveis por avaliar a qualidade dos artigos submetidos ao periódico a qual atuam. Essa atuação contribui para sua melhor avaliação enquanto pesquisador por parte das agências de fomento a pesquisa;

Dentro do fluxo de publicação LILACS o revisor deve sempre:

Avaliar com rigor as contribuições dos autores do periódico;
Checar a veracidade dos dados fornecidos pelos autores e editores;
Como revisor do processo de avaliação e seleção de periódicos LILACS, avaliar com rigor e aprofundamento o mérito científico dos periódicos em avaliação para indexação na LILACS.

Publicadores: são as editoras comerciais ou públicas que provéem e mantém o acessso às publicações monográficas e periódicas. Sua renda advém da venda das publicações ou do acesso ao conteúdo às publicações.

Dentro do fluxo de publicação LILACS o publicador deve sempre:

Garantir acesso universal ao conteúdo de suas publicações melhorando a divulgação dos resultados de pesquisas científicas.

Indexadores: instituições com fins lucrativos ou não que constróem e mantém índices bibliográficos e bibliométricos que são usados como indicadores de produção científica de pesquisadores, instituições e que são usados como medida para sua avaliação de qualidade.

Dentro do fluxo de publicação LILACS o indexador deve sempre:

Garantir um processo de avaliação justo e confiável do mérito científico das publicações de acordo com os critérios e procedimentos publicamente divulgados;
Verificar a fidedignidade do processo de publicação do documento;
Checar o processo de revisão por pares e documentação relacionado ao comitê de ética, registro de ensaios clínicos e declaração de conflito de interesses;
Selecionar as melhores publicações de cada área de cobertura do indexador;
Produzir índices fidedignos e confiáveis.

Bibliotecários: profissionais responsáveis pela normalização técnica das publicações e pela alimentação das fontes de informação.

Dentro do fluxo de publicação LILACS o bibliotecário deve sempre:

Zelar pela qualidade do aplicação de normas de publicação editorial por parte dos autores, editores e publicadores;
Se bibliotecário do CC, cooperar com o envio de registros descritos e indexados pelo CC para a FI LILAS;
Auxiliar o editor na iniciativa LILACS-Express para o envio de metadados básicos dos artigos do periódico.

Usuários leitores: consumidores e avaliadores do conteúdo dos periódicos.

Dentro do fluxo de publicação LILACS o bibliotecário deve sempre:

Zelar pela qualidade dos dados presentes nos artigos informando sempre ao editor no caso de ocorrência de erros ou mau-entendidos na publicação;
Apresentar manuscritos conforme as normas editoriais do periódico;
Informar ao editor e órgãos competentes no momento de descoberta de plágio ou outros conflitos de interesse não declarados;
Informar erros aos indexadores;
Em breve, comentar e atribuir ranking as publicações científicas. Ver [Discussão]

Governança da LILACS

Sistema Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde

O Sistema Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde é produto da integração de sistemas nacionais de informação em saúde, ou seja, instituições como Ministérios da Saúde, Ciência e Tecnologia, entre outros e universidades, centros e sociedades científicas de âmbito nacional, com o objetivo cooperar com o desenvolvimento da pesquisa, educação e atenção em saúde na América Latina e Caribe, colocando ao alcance da comunidade de profissionais da saúde informação científico-técnica produzida nacional e internacionalmente.

Possui estrutura que prevê um Centro Coordenador no âmbito sub-regional, nacional ou temático e uma rede descentralizada de Centros Cooperantes formada por bibliotecas e centros de documentação da área da saúde.

É coordenado pela Organização Pan-Americana da Saúde através da BIREME, centro especialmente criado para desenvolver o programa de informação em ciências da saúde da Organização.

Ao Sistema também pertencem os Centros de Informação da sede da Organização Pan-Americana da Saúde, em Washington, os Centros especializados regionais da OPAS e os Centros de Documentação localizados nas Representações nos diferentes países.

Utilizando a Metodologia LILACS os países que integram o Sistema Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde criam bases de dados locais e nacionais e cooperam com a alimentação da LILACS, contribuindo com o controle bibliográfico e a disseminação da literatura científica e técnica da região da AL&C, no modelo de cooperação técnica estabelecido pela Biblioteca Virtual em Saúde.

Estrutura no âmbito de país
- um Centro Coordenador Nacional (CCN) da Rede Nacional (para o Brasil a BIREME acumula também esta função);
- um Grupo Técnico, composto por representantes dos Centros Cooperantes da Rede Nacional (CC);
- um Comitê Assessor, integrado por autoridades de Saúde; e
- Centro de Documentação da Representação da OPAS/OMS no país.

Estrutura no âmbito regional
- um Centro Coordenador Regional (BIREME);
- um Grupo Técnico, composto por representantes dos Centros Coordenadores Nacionais (CCN);
- Centros Regionais das Sub-redes especializadas em temas específicos;
- Centros Regionais Especializados da OPAS/OMS; e
- Biblioteca da Sede da OPAS/OMS em Washington.

(Fonte: Packer, 2005)

O Centro Coordenador para o Brasil é a BIREME, que atua também como Centro Coordenador Regional. As instituições interessadas em colaborar com a alimentação da base de dados devem entrar em contato com o Centro Coordenador no país. Veja como tornar-se Centro Cooperante.

No âmbito do Sistema existem as sub-redes especializadas (redes temáticas) coordenadas pelos Centros Coordenadores Especializados, que formam uma rede de instituições de determinadas áreas que são responsáveis pela alimentação da LILACS com documentos dessas áreas específicas e pela criação e manutenção de bases de dados temáticas:

Rede Brasileira de Bibliotecas da Área de Psicologia (ReBAP), responsável pela Index Psi;
Rede do Sistema de Informação Especializado na Área de Odontologia (SIEO), responsável pela BBO – Bibliografia Brasileira em Odontologia;
Sub-rede Brasileira de Informação em Enfermagem (SURENF), responsável pela BDENF.

Papel, Compromissos e Divisão de responsabilidades dos membros do Sistema

Centro Coordenador Regional:

A BIREME atua como Centro Coordenador Regional do Sistema e seu papel é gerenciar todo fluxo de trabalho gerado para a contribuição de todos os países e bases institucionais e temáticas existentes na Região, bem como atuar politicamente como agregador de esforços institucionais e pessoais no sentido de integrar esforços para a produção de uma FI representativa da América Latina e Caribe.

São seus compromissos:

Gestão da metodologia
- Desenvolver e atualizar a metodologia LILACS para o desenvolvimento da LILACS;
- Desenvolver e atualizar os guias, tutoriais e notas técnicas sobre a LILACS e sua metodologia;
- Desenvolver e atualizar a base de títulos de periódicos LILACS (SeCS);
- Desenvolver e atualizar a base DeCS – Descritores em Ciências da Saúde em 3 idiomas (português, inglês e espanhol);
- Definir, atualizar e promover os Critérios de Seleção e Permanência de Periódicos LILACS (Regional);
- Promover o acesso aberto e a visibilidade do conhecimento em Ciências da Saúde gerado na região;.

Gestão da rede
- Prover formação de capacidades locais sobre a Metodologia LILACS, por meio de capacitações e desenvolvimento de recursos educacionais abertos;
- Desenvolver e atualizar o Diretório de Centros Cooperantes;
- Fornecer suporte metodológico e tecnológico.

Gestão da Base de dados LILACS
- Publicar semanalmente a versão atualizada da LILACS;
- Monitorar a qualidade da colaboração da rede;
- Prover interoperabilidade de metadados da LILACS e outros sistemas – instâncias da BVS, bases de dados, etc.;
- Prover acesso aos documentos ingressados na rede, por meio do SCAD;
- Promover os serviços e produtos da rede em congressos, cursos, reuniões de associações profissionais, artigos em publicações especializadas etc. por meio de apresentações, folhetos, cartazes de divulgação, etc…

Centro Coordenador Nacional (CCN) e/ ou Centro Coordenador Especializado (CCE):

Função normalmente desempenhada pelo Centro de Documentação do Ministério da Saúde do país. Em sua substituição, centros de documentação de universidades públicas e particulares atuam como CCN.

O papel do CCN é coordenar as iniciativas nacionais de fontes de informação na área das Ciências da Saúde e agregar instituições e pessoas em torno do esforço de produzir uma fonte de informação representativa da produção científica do país na LILACS.

São seus compromissos:

Gestão da metodologia
- Definir, atualizar e promover os Critérios de Seleção e Permanência de Periódicos LILACS no nível sub-regional, nacional ou temático;
- Realizar o processo de seleção de periódicos no nível sub-regional, nacional ou temático;
- Constituir o Comitê de Avaliação e Seleção de Periódicos para garantir a qualidade científica;
- Definir o fluxo de cooperação entre a rede no âmbito sub-regional, nacional ou temática com a LILACS;
- Contribuir com a atualização da metodologia e tecnologia LILACS.

Gestão da rede
- Coordenar, operar e promover o controle bibliográfico da literatura científica e técnica publicada localmente;
- Promover, coordenar e/ou incentivar a criação de uma infraestrutura nacional de serviços de informação, com o apoio da direção das instituições participantes.
- Prover formação de capacidades locais sobre a Metodologia LILACS, por meio de capacitações e desenvolvimento de recursos educacionais abertos;
- Prover suporte metodológico e tecnológico;
- Identificar e estabelecer convênios com bibliotecas e centros de informação para integrar a rede de centros cooperantes e distribuir responsabilidades à rede;
- Atualizar o Diretório de Centros Cooperantes;
- Promover o intercâmbio de experiências e comunicação dentro na rede;
- Alimentar o catálogo de revistas científicas com informações das coleções.

Gestão da Base de dados
- Monitorar a qualidade da colaboração da rede;
- Cooperar para estabelecer mecanismos de interoperabilidade para atualização da base de dados;
- Atualizar regularmente a LILACS e suas bases de dados.
- Assegurar atualização periódica dos aplicativos utilizados para o processo de descrição e indexação, bem como tabelas de títulos abreviados de revistas LILACS e descritores DeCS;
- Promover o acesso aberto e a visibilidade ao conhecimento em Ciências da Saúde gerado no país;
- Fornecer fotocópias dos documentos ingressados na rede, por meio do SCAD;
- Promover os serviços e produtos da rede em congressos, cursos, reuniões de associações profissionais, artigos em publicações especializadas etc. por meio de apresentações, folhetos, cartazes de divulgação, etc..

Não necessariamente o Centro Coordenador Nacional para a Rede LILACS é o Coordenador da BVS Nacional, no entanto é recomendada a participação do coordenador do CCN da Rede LILACS que integre o Comitê Consultivo da BVS Nacional.

Centro de Documentação da Representação da OPAS/OMS no país:

Os centros de documentação da OPAS/OMS no país tem a missão de auxiliar o Centro Coordenador LILACS tanto no âmbito político, estratégico como técnico.

Nos casos em que não há um Centro Coordenador LILACS, a representação da OPAS pode desempenhar essa função enquanto outro Coordenador não for instituído.

Também desempenham funções de Centro Cooperante com o envio de registros de seu acervo, bem como cooperar com o repositório institucional da OMS com a produção de sua representação.

Além do Centro de Documentação da Representação, outros Centros de Documentação fazem parte da rede como Centros de Documentação de Centros de Referência da OPAS (Ex. Panaftosa).

Centro Cooperantes (CC) e/ou Centros Cooperantes Especializados:

São bibliotecas, unidades ou centros de informação de universidades, associações, sociedades, etc., responsáveis por angariar a produção científica da instituição e da área, descrevendo e indexando de forma mais específica possível de modo a primar pela qualidade dos dados fornecidos para a pesquisa científica.

São seus compromissos:

Controle Bibliográfico
- Selecionar, reunir, organizar, disseminar e manter atualizada a fonte de informação LILACS e sua base local (caso possua).
  - Monografias, teses e documentos não-convencionais deverão ser processados aqueles relacionados à área de atuação da instituição bem como aqueles produzidos pela seu corpo de profissionais/docentes;
  - Títulos de periódicos deverão ser processados somente aqueles cuja publicação tenha sido previamente indicada pela BIREME ou Centro Coordenador Nacional;
    - Nota: quando necessário, sob consulta, em comum acordo entre as partes e sem prejuízo para o atual convênio, será atribuida a responsabilidade de indexação de novos títulos de periódicos, mesmo que o assunto não faça parte da área de atuação da instituição onde a Biblioteca se localiza;
    - Nota: Para a realização da indexação dos títulos de periódicos o editor enviará gratuitamente os fascículos aos Centros Cooperantes;
Acesso a informação
- Promover o intercâmbio de publicações entre os integrantes da rede, visando a atualização e ampla cobertura temática das coleções nas bibliotecas;
- Promover o uso da LILACS por meio atividades de pesquisa para usuários finais;
- Assegurar o acesso ao texto completo dos documentos registrados na LILACS localizados em sua biblioteca.

Rede
- Compartilhar experiências com os membros da rede;
- Contribuir para o treinamento de pessoal de outras bibliotecas da Rede quanto à utilização da metodologia LILACS para processamento bibliográfico;

Gestão da base de dados e da metodologia
- Atualizar periodicamente os aplicativos utilizados para o processo de descrição e indexação com a sua versão mais atualizada e atualizar tabelas de títulos abreviados de revistas LILACS e descritores DeCS.
- Contribuir com a atualização da metodologia e tecnologia LILACS.

Fluxo para entrada e integração de instituições no Sistema

Para a formalização da entrada e integração de novos Centros Cooperantes ou a troca do Centro Coordenador Nacional é necessário seguir os seguintes passos:

Requerimento de estabelecimento de convênio entre a instituição e a BIREME. Contato:
Após contato inicial será fornecido o contrato de convênio e formulário de diagnóstico da instituição para ser respondido;
A documentação será avaliada pelas gerências considerando as possibilidades de cooperação considerando a coleção da instituição e os serviços que ela pode prestar à comunidade da BVS;
Em específico, para a unidade LILACS será considera a capacidade de infraestrutura, recursos humanos disponíveis para a instalação do aplicativo necessário e capacitação para o início da contribuição para a LILACS;
Além de contribuir com registros de seu acervo, o CC poderá ser convidado a indexar periódicos LILACS;
O contrato de convênio será devolvido à instituição para assinatura de ambas as partes;
Documentação pronta, serão instalados os aplicativos e os colaboradores envolvidos serão capacitados para o início da cooperação.

As subredes temáticas também podem incluir Centros Cooperantes conforme contratos e convênios estabelecidos conforme os modelos apresentados para as instituições no nível nacional.

Metodologia LILACS

A Metodologia LILACS é um componente da Biblioteca Virtual em Saúde em contínuo desenvolvimento, constituído de normas, manuais, guias e aplicativos, destinados à coleta, seleção, descrição, indexação de documentos e geração de bases de dados.

Esta metodologia foi desenvolvida a partir de 1982, e surgiu diante da necessidade de uma metodologia comum para o tratamento descentralizado da literatura científica e técnica em saúde produzida na América Latina e Caribe.

Processo de construção da FI LILACS

Para a publicação da FI LILACS, desde sua concepção e por definição de incentivar a criação de capacidades locais, a LILACS é produzida de forma descentralizada e cooperativa, sendo possível contribuir não somente com o envio de registros, mas também com a possibilidade de ministrar capacitações e enviar sugestões e críticas quanto a metodologia adotada.

Figura 4: Modelo de estrutura de envio de registros.

Fluxo de alimentação de LILACS

A FI LILACS é alimentada pelos Centros Cooperantes, representações e coordenadores de subredes temáticas.

Figura 5: Fluxo simplificado de contribuição para a FI LILACS

A avaliação e seleção de monográficos, teses e não-convencionais para LILACS é realizada pelo bibliotecário responsável pelo CC com base no documento: “Guia de Seleção de Documentos para a Base de Dados LILACS” (Disponível em PDF).

Avaliação e seleção de periódicos LILACS

A avaliação e seleção de títulos de periódicos LILACS é realizada pelo CCN do país em processo de avaliação e seleção de periódicos LILACS ou pela coordenação da Rede Temática, a saber, Enfermagem, Odontologia e Psicologia.

A avaliação é realizada com base no documento “Critérios de Seleção de Periódicos para a Base de Dados LILACS”.

Será feita uma análise permanente dos periódicos indexados na base.

Para que os periódicos permaneçam indexados na base serão avaliados os seguintes pontos:

Regularidade na publicação dos fascículos;
Não devem ficar mais de 2 anos sem serem publicados;
Manutenção da qualidade dos artigos;

Inserção de dados na LILACS – descrição e indexação

O LILDBI-Web (LILACS Descrição Bibliográfica e Indexação versão Web) é o software atualmente utilizado para administração de bases de dados de acordo com a Metodologia LILACS.

Conforme o tipo de documento a ser incluido na LILACS o registro bibliográfico é criado de diferentes maneiras:

Monográficos, Teses e Não Convencionais:

Para a seleção de documentos para a base de dados LILACS devem ser seguidos critérios específicos que se encontram no “Guia de Seleção de Documentos para a Base de Dados LILACS”: http://metodologia.lilacs.bvs.br/download/P/LILACS-1-GuiaSelecao-pt.pdf
Se o CC é também representação da OPAS, por favor considerar o documento para ambos, Repositório institucional e LILACS;
Para a descrição bibliográfica de documentos é utilizado o aplicativo LILDBI (LILACS Descrição Bibliográfica e Indexação) versão Web. O LILDBI é um sistema que permite a operação de forma descentralizada das tarefas de alimentação, manutenção e controle de qualidade de bases de dados bibliográficas que seguem a Metodologia LILACS. Inclui o módulo de indexação DeCS, utilizando a ferramenta DeCS Server, e a interface de pesquisa IAH para disponibilização de bases de dados em internet ou Intranet.
1. Manual de Procedimentos do LILBDI-Web: http://metodologia.lilacs.bvs.br/download/P/LILACS-3-ManualProcedimentos-pt.pdf
2. Especificações técnicas, orientação para instalação: LILDBI-Web.
3. Para orientar o preenchimento dos campos de dados definidos no formato LILACS encontra-se em o “Manual de Descrição Bibliográfica”:http://metodologia.lilacs.bvs.br/download/P/LILACS-2-ManualDescricao-pt.pdf.
4. Para a indexação de documentos é utilizado o vocabulário DeCS (Descritores em Ciências da Saúde), uma tradução e adaptação do MeSH (Medical Subject Headings) da National Library of Medicine. A indexação utilizando o DeCS deve seguir as orientações contidas no “Manual de Indexação”:http://metodologia.lilacs.bvs.br/download/P/LILACS-4-ManualIndexacao-pt.pdf

Os Centros Cooperantes devem selecionar, descrever e indexar os documentos de sua responsabilidade, utilizando o sistema LILDBI versão Web. Após este processo os Centros Cooperantes do Brasil devem encaminhar seus registros para a BIREME ou para a instituição coordenadora da sub-rede, e os Centros dos demais países da América Latina e Caribe devem encaminhar seus registros para a instituição coordenadora do país. Cada Centro Coordenador deve encaminhar os registros à BIREME. A BIREME realiza o controle de qualidade dos registros e alimenta a base LILACS, cuja atualização em http://regional.bvsalud.org/ é feita semanalmente.

Para a alimentação de bases de dados referenciais foi criada a Metodologia LILACS, que consiste em um conjunto de normas, manuais, guias e aplicativos, a saber:

Artigos de Periódicos

Ao iniciar a descrição do artigo de periódico verificar se o título abreviado da revista encontra-se na lista apresentada no campo Título [30]. Caso não esteja presente e o CC não seja participante de Rede temática, por favor consultar as instruções sobre como realizar a Atualização das bases auxiliares.

Se participante de Rede temática, consulte sua coordenação da Rede.

Para a seleção de artigos a serem indexados para a base de dados LILACS consulte o documento “Guia de Seleção de Documentos para a Base de Dados LILACS”: http://metodologia.lilacs.bvs.br/download/P/LILACS-1-GuiaSelecao-pt.pdf item: 5.1.2 Seleção de artigos de periódicos LILACS;
Se o CC é também representação da OPAS e o periódico for produzido pela OPAS, por favor considerar o periódico para ambos, Repositório institucional e LILACS;
Se o periódico for LILACS e o editor não for cadastrado no LILACS Express, descrever, indexar e certificar o artigo via LILDBI-Web;
Se o periódico for LILACS e o editor for cadastrado no LILACS-Express, verificar descrição bibliográfica enviada pelo editor via LILACS Express e importar dados do fascículo para o LILDBI-Web para revisão da descrição e incluir descritores de assunto aos artigos;
Se o periódico for LILACS e SciELO, verificar descrição bibliográfica carregada via SciELO e importar dados do fascículo para o LILDBI-Web para revisão da descrição e incluir descritores de assunto aos artigos;
Se o periódico for LILACS e MEDLINE, a descrição e indexação serão carregados automaticamente na LILACS;
Se o periódico for LILACS, SciELO e MEDLINE, a descrição será carregada via SciELO e a indexação via MEDLINE.

Consultar os manuais abaixo para o desenvolvimento das atividades acima:

1. Manual de Procedimentos do LILBDI-Web: http://metodologia.lilacs.bvs.br/download/P/LILACS-3-ManualProcedimentos-pt.pdf
2. Especificações técnicas, orientação para instalação: LILDBI-Web.
3. Para orientar o preenchimento dos campos de dados definidos no formato LILACS encontra-se em o “Manual de Descrição Bibliográfica”:http://metodologia.lilacs.bvs.br/download/P/LILACS-2-ManualDescricao-pt.pdf.
4. Para a indexação de documentos é utilizado o vocabulário DeCS (Descritores em Ciências da Saúde), uma tradução e adaptação do MeSH (Medical Subject Headings) da National Library of Medicine. A indexação utilizando o DeCS deve seguir as orientações contidas no “Manual de Indexação”:http://metodologia.lilacs.bvs.br/download/P/LILACS-4-ManualIndexacao-pt.pdf

Casos especiais

Controle de Qualidade

A BIREME, sendo responsável pelo controle de qualidade da base, ao receber os registros de seus Centros Cooperantes faz uma análise dos mesmos, encaminhando para a LILACS apenas aqueles que estejam de acordo com os critérios da base. Após esse processo, informa o Centro Cooperante sobre os registros que não foram aceitos, indicando o motivo.

Envio de registros

Processo de envio de registros para inclusão na LILACS regional.

Cópias de segurança (backup)

Instalação e Atualizações necessárias ao software

O software adotado para cooperação com a LILACS é o LILDBI-Web. Veja como fazer a instalação do software:

Instalando LILDBI-Web

Para o uso otimizado desse software é essencial que todas as atualizações necessárias sejam realizadas pelo CC pelo menos a cada 3 meses, visto que constantemente o LILDBI-Web é atualizado.

Somada à atualização das versões do LILDBI-Web, é de igual importância a atualização das bases auxiliares, que facilitam e normalizam ou padronizam a entrada de dados específicos.

A atualização do software deve ser realizada sempre que houver lançamento de nova versão que será anunciada em todos os canais de comunicação da LILACS: twitter, blog, site da Metodologia e lista de distribuição dos CC LILACS.

A versão atual do LILDBI-Web é 1.7a

A atualização dos títulos abreviados dos periódicos LILACS deve ser realizada DUAS VEZES POR SEMANA.

Acesse as instruções:

Atualização das bases auxiliares

LILDBI-Web-leiame-bases-auxiliares

A atualização do DeCS (Descritores em Ciências da Saúde) deve ser realizada ANUALMENTE.

Acesse as instruções:

Atualização das bases auxiliares

LILDBI-Web-leiame-base-DeCS

Recursos de pesquisa na LILACS

Veja a nota técnica sobre Atualização dos recursos de pesquisa de LILACS.

Tutoriais de pesquisas LILACS disponíveis

Acesse a lista em Pesquisa na LILACS.

Interoperabilidade com outras fontes de informação

Interoperabilidade segundo o Guia da BVS 2011 significa “a integração e comunicação entre as fontes e fluxos de informação, tanto entre suas instâncias como entre estas e outras redes associadas”.

Em termos de serviços da BVS, a interoperabilidade ocorre quando é realizada a:

Metabusca a partir da página principal da BVS e os resultados são apresentados todos juntos de diversas fontes de informação;
Importação e exportação de registros de uma FI a outra;
Coleta de dados (harvesting) de outras FI, entre outros exemplos.

Para LILACS algumas iniciativas estão em desenvolvimento: