Atualização do Catalógo Coletivo: arquivo SeCS

O Catálogo está integrado ao SCAD – Serviço Cooperativo de Acesso a Documentos, o que permite a localização automática da biblioteca que possui uma determinada revista/fascículo e consequentemente o direcionamento de pedidos de fotocópias às Bibliotecas Cooperantes do Serviço. Periodicamente as bibliotecas enviam para BIREME os arquivos contendo suas coleções para atualização no Portal de Revistas Científicas. Os procedimentos a seguir servem tanto para a atualização interna da coleção BR1.1 e coleção dos centros cooperantes.

PRIMEIRA ETAPA: recebimento dos arquivos

No caso de atualização da coleção BR1.1, solicitar os arquivos para o Amilson. Os Centros Cooperantes enviam dois arquivos por e-mail ou através do programa FTP. O arquivo extensão .001 corresponte a coleção compactada e o arquivo extensão .002 corresponte a coleção detalhada (fascículo por fascículo)

Ao receber os arquivos pelos emails Secs ou Portal, salvar os arquivos na rede \\alpha1\spd\Z:\RotinaSeCS\ArquivosMensalANOATUAL\MÊSATUAL

Ao receber mensagem por email que os arquivos foram enviando por FTP acessar o programa FTP

• Para acessar o programa FTP clicar duas vezes no ícone FTP na área de trabalho.

• (password e senha restrito ao setor FIR)

• Em Remote System, selecionar a pasta SECS e clicar 2 vezes

• Selecionar a pasta MENSAL e clicar 2 vezes

• Selecionar a pasta correspondente ao código do centro cooperante e clicar 2 vezes

• Abrirá todos os envios feitos já feito por este centro cooperante

• Em Local System, selecionar a pasta Z e clicar 2 vezes

• Selecionar a pasta RotinaSeCS e clicar 2 vezes

• Selecionar a pasta ArquivosMensal2011 e clicar 2 vezes

• Selecionar a pasta correspondente ao mês atual e clicar 2 vezes

• Em Remote System, localizar os últimos arquivos enviado pelo centro cooperante (ver pela data de envio ex 20110921)
• Selecione o arquivo correspondente a extensão(.001)

• Clicar na seta de transferência

• Selecione o arquivo correspondente a extensão (.002)

[Arquivo:12.gif]]

• Clicar na seta de transferência

• Os arquivos serão salvos automaticamente na rede \\alpha1\spd\Z:\RotinaSeCS\ArquivosMensalANOATUAL\MÊSATUAL, para fechar o programa clicar em EXIT.

SEGUNDA ETAPA: atualizando planilha de controle de envios

Anotar na planilha Arquivo SeCS Controle Mensal os envios recebidos. Os dados da planilha serve para controle da Rede e infomação para O Comitê Assessor Nacional (CAN) no final do ano. A planilha se encontra na rede em : \\alpha1\spd\RotinaSeCS\ArquivosMensalANOATUAL\Arquivo_Secs_Controle_Mensal.xls

• Na planilha preencher os seguintes dados:

• Atualizar email e contato do centro cooperante
• O dia do recebimento do arquivo,
• Consultar e anotar o nº TOTAL de registro do último envio do centro coopererante (ver no portal de revistas em pesquisa avançada, na opção VER SOMENTE *A(S) COLEÇÃO (ÕES) DA(S) SEGUINTE(S) BIBLIOTECA(S) SELECIONAR O CÓDIGO DA BIBLIOTECA (ex selecionar a biblioteca código BR66.1 e clicar em pesquisar)

• O número total de registro deste centro cooperante aparece na linha MOSTRANDO 1 A 50 (TOTAL DE 1431). Este foi o total de registro do envio.

• Consultar e anotar o nº TOTAL de registro do novo arquivo (que salvamos na rede, clicar no arquivo de extensão 00.1 e abrir o arquivo com o programa TextPad e ver o número de linhas)

• Ver a última linha do arquivo TextPad, mostar o total de registro neste novo envio.

Atenção: o novo envio não poderá ter grande diferença para menos.(caso houver essa diferência entrar em contato com o centro cooperante para a verificação.

TERCEIRA ETAPA: processando os arquivos

Acessar a rede \\alpha1\spd\RotinaSeCS\ArquivosMensal2011\mêsatual e localizar os arquivos salvos anteriormente

• Abrir o arquivo com extensão .001 com o programa TextPad ou NotePad

• Verificar registro por registro para identificar possiveis erros. Ver principalmente a primeira coluna = código do centro, a segunda coluna Tombo do periódico.
• Os erros mais comum são espaçamento de linhas, Código do centro cooperante diferente em varias linhas.

• Arrumar essas inconsistencias e clicar em salvar.

• Abrir o arquivo com extensão .002 com o programa TextPad ou NotePad e fazer as mesmas verificações e alterações, clicar em salvar.

Quando o arquivo conter o erro relacionado ao CÓDIGO DO CENTRO COOPERANTE ex Bbr66.1, devemos comunicar o centro cooperante.

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EXEMPLO Prezados,

Recebemos e agradecemos o envio do arquivo. Verificamos que neste último envio,o arquivo consta o código do centro da seguinte maneira:

B66.1

Para alterar o código no Sistema SeCS proceda da seguinte forma:

Através de seu FTP (ftp.bireme.br) acesse a máquina da BIREME usando login: secs senha: s3c52003

Na pasta SECS/ATUAL Você encontrará logo na primeira tela um arquivo com o nome de CHANGEV10.BAT

copie este arquivo para seu sub-diretorio SECS

Digite o comando changev10. Exemplo:

C:\SECS>changev10 BR66.1 (código de sua instituição) e tecle <ENTER>

Qualquer dúvida me escreva,

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• Renomear os arquivos (arquivo extensão.001 para BR66C.LST) e o (arquivo extensão.002 para BR66F.LST)

QUARTA ETAPA: processamento Consist

Fazer o processamento chamado CONSIST no arquivo ex(BR66c.LST). Para isso acessar o DOS. Clicar no menu INICIAR, e selecionar o programa PROMPT DE COMANDO.

• Digitar >Z: (clicar enter), CD rotinasecs\arquivosmensal2011\mêsatual\consist (clicar enter)

• Digitar o comando consist ..\br66C(clicar enter), nome do arquivo sem a extensão.LST, fazer esse processo somente com arquivo BR66C.LST

• O processo faz uma verificação do arquivo BR66C.LST, digitar exit para sair no DOS

• Ao final no processo será gerado um arquivo dentro na pasta \\alpha1\spd\RotinaSeCS\ArquivosMensalANOATUAL\MÊSATUAL informando as inconsistência de título do arquivo BR66C.LST

• Abrir o arquivo gerado (BR66C.ERR), ira aparece se tem algum título com erro, ou seja um título que não tem mais abragência de indexação INDEX MEDICUS OU LILACS (Condição para aparecer coleção no portal de revistas) ou o título pode ter sido deletado do portal.

• Anotar o número secs que aparece no arquivo e consulta no LIVRO DE TOMBO (setor secs), para pegar o nome do periódico e assim poder consultar no PORTAL DE REVISTAS.
• EX o número secs [80] corresponte ao título Acta paediatrica – Supplementum (1924), consultando o título no portal de revista, verificamos que o mesmo não possui nenhuma abragência de indexação (INDEX MEDICUS ou LILACS).

• Avisar o Centro cooperante sobre as inconsistencias dos títulos exemplo

Prezados, Recebemos e agradecemos o envio do arquivo SeCS para o catálogo Portal de Revistas. Notamos no seu último envio que os Títulos (xxxx) não é mais indexado no IM/Medline, por favor retire os campos obrigatórios de seu sistema SeCS local v37( número SECS) – retirar o número secs v40( sistema relacionado) – retirar a palavra secs v450( abragência de indexação) – retirar a palavra IM ou LL Atenciosamente!

QUINTA ETAPA: backup interno

Guardar uma cópia dos arquivos ex. BR66C.LST e BR66F.LST, na pasta \\alpha1\spd\Z:\RotinaSeCS\ArquivosMensalANOATUAL\MÊSATUAL\geral, Salvar apenas os dois arquivos BR66C.LST e BR66F.LST. No final do mês salvar todos os arquivos na pasta \\alpha1\spd\Z:\RotinaSeCS\ArquivosMensalANOATUAL\MÊSATUAL\geral na pasta \\alpha1\spd\RotinaSeCS\TRANSFERIR_BACKUP.

SEXTA ETAPA: processamento OFI

Transferir uma cópia dos arquivos BR66C.LST e BR66F.LST para a rede \\alpha1\coord\dfi\transfer\SECS\OFI e clicar no programa leva2OFI2_secsLST.bat

• Ao clicar no programa leva2OFI2_secsLST.bat ele inicia automaticamente a transferência de dados para o servidor SEVEROFI, o sistema fechará autmaticamente

• As atualizações serão processadas automaticamente e estará disponível no Portal de Revistas do dia seguinte.

SÉTIMA ETAPA: atualizar a planilha controle SeCS centro cooperante

Atualizar a planilha de controle SeCS centro cooperante (\\alpha1\spd\Z:\RotinaSeCS\RotinaDiaria) EXCEL ControleSECS_CentroCooperante.xls, verificar quais as revistas que os centros cooperantes são responsável pela indexação, e coleção desses títulos na BIREME.

Para verificar quais revistas são de responsabilidade de um centro cooperante pesquisar na base SeCS

• Para acessar o sistema SeCS clicar duas vezes no ícone SeCS na área de trabalho.

• Abrirá o Sistema SeCS
• Atenção: os dados informado em Código da instituição e Código do operador não deverá ser trocado.
• Clicar ENTER 2 vezes

• No Módulo Recuperação opção pesquisa digitar o comando CI=BR66.1 clica enter (Exemplo com o código do centro BR66.1)

• Irá lista todas os títulos que o centro cooperante é responsável pela indexação

• Atualizar na planilha os títulos do centro cooperante.

Verificar no Portal de Revistas título por título e anotar na planilha o último fascículo recebido pela bireme e o último fascículo recebido pelo centro cooperante. E se necessário anotar no campo cobrar fascículo do editor (depois o Amilson entra em contato com o editor solicitando os fascículos faltante na coleção da BIREME)

• Verificar também na Base LILACS os títulos e anotar o último fasciculo indexado na base. Consultar pela interface iHA.
• Selecionar o campo REVISTA e clicar em ÍNDICE

• Digitar o título da revista e clicar MOSTRAR ÍNDICE

• Selecionar o título da revista e clicar FASCÍCULOS

• Selecionar o último fasciculo indexado e clicar em PESQUISAR

• Será recuperado os artigos indexados.

Anotar na planilha o último fascículo. E se necessário mostrar para a equipe LILACS verificar com o centro o atraso na indexação.